Terlouw
Van traditioneel naar digitaal: Terlouw moderniseert werkprocessen
Als familiebedrijf met een geschiedenis van 100 jaar, sinds 1924, is Terlouw een belangrijke speler binnen de beroepsvaart in de industrie. Sinds de jaren ’70 is Terlouw officieel dealer van Volvo Penta en biedt het ondersteuning en advies aan klanten die actief zijn in de industriële sector en de commerciële vaart. Het bedrijf combineert diepgaande vakkennis met een persoonlijke benadering, waardoor klanten al generaties lang graag bij Terlouw aankloppen voor raad en hulp.
Wat was de uitdaging van Terlouw?
“Het is begonnen uit het feit dat wij nog met doordrukbonnen werkten en daar wilden we vanaf”, vertelt Jacqueline Terlouw. “We wilden moderniseren: dat de jongens zelf kunnen aangeven wanneer ze starten en stoppen, foto’s kunnen maken en toevoegen. De administratie moest gewoon strakker, weg van de ouderwetse bonnen. Met het oude pakket was dat niet meer mogelijk.”
Door het gebruik van papieren werkbonnen liep het facturatieproces vaak vertraging op. Bonnen raakten kwijt, werden onleesbaar of slecht ingevuld. “Het kon soms wel een maand duren voordat de factuur eruit ging. Nu kunnen we daar elke week bovenop zitten, zo niet de volgende dag.”
De uitdaging was daarmee duidelijk: een moderne, digitale oplossing die het werkproces van werkbonnen en planning efficiënt zou maken, zonder een grote cultuurshock voor medewerkers die gewend waren aan Microsoft-software.
Hoe is Terlouw bij Bluace terechtgekomen?
“We kenden Bluace uit het verleden. We hadden offertes bij andere partijen aangevraagd, maar dat duurde te lang. Met Bluace klikte het meteen; Lekker praktisch, oplossingsgericht en recht doorzee, zo zijn we zelf ook. Zij begrepen onze werkprocessen en konden goed schakelen. Daarom hebben we besloten om met Bluace verder te gaan.”
“Een overstap naar een compleet ander pakket zou een te grote cultuurshock zijn geweest.”
Wat gaf de doorslag om voor Bluace te kiezen?
“Het vertrouwen en het feit dat jullie dichtbij zitten,” zegt Jacqueline. “Niet eens een kilometer verderop. Dat is handig voor implementatiedagen of als er even meegekeken moet worden. Het was vooral een gevoelskwestie.”
Daarnaast speelde de keuze om in de vertrouwde Microsoft-omgeving te blijven een rol: “Sinds 2009 werken we al met Microsoft.”
“De implementatie vroeg gewenning van de medewerkers, maar gaandeweg ontdekten we wat werkte en wat niet.”
Hoe verliep het implementatieproces?
“Dit is ons derde stapje: eerst Navision, toen Dynamics en nu Business Central. Elke implementatie is moeilijk. We moesten procesmatig en qua werkwijze iets aanpassen om zoveel mogelijk standaard Business Central te behouden. Sommige processen moesten links- of rechtsom worden aangepast, maar dat hoort erbij.”
De oplossing: Microsoft Dynamics 365 Business Central en digitale tools
Terlouw koos in samenwerking met Bluace voor een geïntegreerde oplossing die het financiële en operationele beheer ondersteunt:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-systeem;
- Continia Expense Management voor het digitaliseren en automatiseren van onkosten- en declaratieprocessen;
- Technical Management, Dime en Sigmax voor planning, operationele ondersteuning en financieel beheer.
Deze combinatie bood Terlouw de mogelijkheid om werkprocessen efficiënter in te richten en de administratie strakker te organiseren, terwijl medewerkers binnen een vertrouwde Microsoft-omgeving konden blijven werken. Het digitaliseren van werkbonnen en het creëren van een planbord verliep hierdoor vlot, terwijl declaraties en onkosten overzichtelijk worden verwerkt via Continia.
“De doorlooptijd van serviceorders is van weken naar dagen gegaan.”
Wat heeft de oplossing Terlouw tot nu toe opgeleverd?
“Alles is gewoon gedigitaliseerd,” vertelt Jacqueline. “Inzicht in onderhanden werk is sterk verbeterd, en daarmee ook de financiële controle. De kwaliteit van orders is hoger dankzij de uitgebreide filtermogelijkheden. Data wordt schoner, fouten worden makkelijker gevonden. Werkdruk is verlaagd door automatisering, en interne communicatie verbetert nu met Call Center en Sales app.”
Enkele concrete resultaten:
- Doorlooptijd serviceorders van weken naar dagen;
- Beter financieel inzicht en controle;
- Hogere kwaliteit van orderinvoer en data;
- Efficiënte analyses en datacorrecties door exporteren en importeren naar Excel;
- Verbeterde interne communicatie en samenwerking;
- Efficiëntere partsorder-verwerking in de toekomst.
Jacqueline voegt toe: “De dagelijkse werkzaamheden zijn niet drastisch veranderd. De monteurs hebben nu een mobiel in handen en klikken op start en stop. Eerst was dat wennen, maar de kinderziektes zijn eruit. Onze jonge monteursploeg vindt dit alleen maar fijn; zij hoeven niet meer met papieren te slepen.”
De samenwerking met Bluace
“Hartstikke goed, absoluut,” vertelt Jacqueline. “Tuurlijk, overal vallen spaanders. Maar bij Bluace zijn de lijnen kort. Problemen worden snel opgepakt, prioriteit wordt gegeven als het nodig is, en we kunnen mensen direct benaderen via Teams. Zeker als er geschakeld moet worden omdat er problemen zijn, is Bluace er voor je, want de kennis en inzet van de mensen is gewoon fantastisch.
Dat is echt een USP van Bluace.” Op de vraag of ze Bluace zou aanbevelen, antwoordt Jacqueline volmondig: “Ja, heb ik al gedaan.”
Heeft u interesse in een soortgelijk proces voor uw bedrijf?
Wij laten de mogelijkheden van onze service en onderhoud software graag aan u zien. Neem vrijblijvend contact met ons op.