Posted Invoice Approval

Verplichtingen horen in de administratie zodra ze ontstaan

Volgens het accrual principle (toerekeningsbeginsel) moeten kosten en verplichtingen worden verantwoord in de periode waarin ze zijn aangegaan, niet pas na interne goedkeuring.

Een ontvangen factuur:

• Vertegenwoordigt een juridische verplichting;
• Moet dus worden opgenomen in het grootboek;
• Ongeacht of deze intern al is goedgekeurd voor betaling.

Door goedkeuring vóór boeking te plaatsen:

• Worden verplichtingen uitgesteld;
• Ontstaat een onvolledig beeld van schulden;
• Raken liquiditeits- en resultaatanalyses vertekend.

Betere stuurinformatie voor directie en finance

Met geboekte facturen:

• Sluit cashflow forecasting beter aan op de werkelijkheid;
• Zijn crediteurenstanden correct;
• Kloppen kosten en marges.

Je ziet niet wat je hoopt uit te geven, maar wat je daadwerkelijk verschuldigd bent. Dat is essentieel voor:

• Maandafsluiting;
• Budgetbewaking;
• Investeringsbeslissingen;
• Gesprekken met bank, accountant of investeerders.

Interne controle blijft volledig intact

Een veelgehoorde zorg is: “Maar dan kan alles zomaar betaald worden.” Precies dát voorkomt Posted Invoice Approval.

Onze oplossing:

• Factuur wordt wel geboekt;
• Maar niet vrijgegeven voor betaling;
• Zolang de goedkeuringsflow niet is afgerond.

Hiermee scheid je:

• Verantwoordingsproces (boekhouding);
• Van het autorisatieproces (betaling).

Exact zoals accountants en auditors dat bedoelen.

Discussie? Altijd netjes via een creditfactuur

In de praktijk geldt: als je het oneens bent met een factuur, volgt er altijd een creditfactuur. Dat betekent:

• De oorspronkelijke verplichting bestaat wél;
• En hoort dus in de administratie thuis;
• Correcties verlopen via een controleerbaar audit trail.

Dit is transparant, controleerbaar en volledig in lijn met accounting best practices. Wat levert het op?

✔ Realistisch financieel beeld;
✔ Betere besluitvorming;
✔ Snellere en betrouwbaardere maandafsluiting;
✔ Sterkere interne beheersing;
✔ Volledig audit‑proof.

Omdat sturen op cijfers alleen werkt als ze kloppen.

Beschikbaarheid en tarief

De app Posted Invoice Approval is verkrijgbaar in de Microsoft AppSource. U heeft in principe de mogelijkheid om deze applicatie zelf toe te voegen aan uw Business Central-omgeving, zonder hulp van uw implementatiepartner. Houd er echter rekening mee dat dit kan leiden tot onverwachte wijzigingen in uw software. Het team van Bluace staat voor u klaar om u te begeleiden bij het aanschaffen van add-ons en te zorgen voor een probleemloze uitbreiding. Neem contact met ons voor het tarief of als u geïnteresseerd bent in het gebruik van deze app en deze niet beschikbaar is in uw regio.