Mark Landman doet geen RFI’s, wel een PoV

Gooi vandaag nog je RFI of RFP het raam uit wanneer je in een ERP-selectietraject zit en start met een Proof of Value als essentiële stap vooruit! Het starten met een Proof of Value (PoV) in plaats van een Request for Information (RFI) of Request for Proposal (RFP) heeft verschillende voordelen, vooral bij de selectie van een nieuw ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom bedrijven beter kunnen beginnen met een PoV.

1. Snellere en gerichtere besluitvorming met een PoV

• Een RFI/RFP-traject is vaak tijdrovend en leidt tot uitgebreide documentatie die niet altijd relevant is voor de praktijk;
• Een PoV biedt direct inzicht in de functionaliteiten en waarde van het ERP-systeem in een realistische bedrijfscontext.

2. Minder focus op papierwerk, meer focus op praktijk 

• RFI/RFP-documenten zijn theoretisch en bevatten vaak generieke vragen die niet altijd aansluiten op de specifieke behoeften van het bedrijf;
• Een PoV laat direct zien hoe het systeem functioneert binnen de organisatie, waardoor de praktijk centraal staat in plaats van theoretische beloften.

3. Betere afstemming op bedrijfsprocessen 

• In plaats van een lange lijst met eisen op te stellen, kunnen bedrijven met een PoV direct zien hoe Microsoft Dynamics 365 Business Central hun specifieke processen ondersteunt;
• Dit voorkomt dat leveranciers alleen ‘ja’ antwoorden op een RFP zonder daadwerkelijk te bewijzen dat hun oplossing werkt voor het bedrijf.

4. Hogere betrokkenheid van eindgebruikers 

• Bij een RFI/RFP zijn meestal alleen IT- en inkoopafdelingen betrokken, terwijl operationele teams pas later in het proces inspraak krijgen;
• Een PoV betrekt eindgebruikers direct, waardoor zij feedback kunnen geven en een beter gevoel krijgen bij de nieuwe software.

5. Realistischere ROI-inschatting dankzij een PoV

• Een RFP levert vaak kostenramingen op basis van aannames, wat kan leiden tot onverwachte kosten tijdens de implementatie;
• Met een PoV wordt de potentiële ROI veel concreter, omdat bedrijven in een testomgeving kunnen zien welke efficiëntieslagen mogelijk zijn.

6. Flexibeler en iteratief proces 

• Een RFI/RFP legt leveranciers en bedrijven vaak vast in rigide eisen, terwijl bedrijfsbehoeften tijdens het selectietraject kunnen veranderen;
• Een PoV biedt ruimte voor aanpassingen en iteratieve verbeteringen, zodat de uiteindelijke keuze beter aansluit bij de werkelijke behoeften.

Hoewel RFI’s en RFP’s traditioneel worden gebruikt bij ERP-selectietrajecten, bieden ze weinig garantie dat de gekozen oplossing daadwerkelijk werkt zoals verwacht. Een PoV stelt bedrijven in staat om de werkelijke waarde van Microsoft Dynamics 365 Business Central te ervaren, waardoor ze sneller en met meer zekerheid een weloverwogen beslissing kunnen nemen. Zoals Mark het altijd treffend zegt: “Gooi die RFI of RFP vandaag nog het raam uit — begin gewoon met een Proof of Value!”

Benieuwd hoe zo’n traject eruitziet en wat je kunt verwachten? Lees dan onze uitgebreide blog over waarom een Bluace Proof of Value essentieel is voor de implementatie van Business Central.