Waarom een periodieke check noodzakelijk is voor optimale werkprocessen

Ieder mens moet eigenlijk minimaal één keer per jaar naar de tandarts voor een controle. Achteruitgang in het gebit is zeker in het begin vaak niet tot nauwelijks te merken, waardoor u niet door hebt hoe slecht het eigenlijk gaat. Met een halfjaarlijkse of jaarlijkse controle blijft het gebit goed onderhouden en kunnen eventuele problemen tijdig aangepakt worden. Hetzelfde geldt eigenlijk ook voor het optimaliseren van werkprocessen. We leggen u graag uit waarom een periodieke check noodzakelijk is.

Blijf kritisch kijken naar uw bedrijfsprocessen

Installatiebedrijven hebben het drukker dan ooit en dat betekent dat veel installateurs zich bezighouden met het optimaliseren van bedrijfsprocessen en soms al gebruik maken van een ERP software voor installatiebedrijven of HVAC software. Het proces is in gang gezet en doet vervolgens wat het moet doen. Maar onze consultants zien regelmatig dat er vervolgens niks meer wordt gedaan als een bepaald proces niet stuk gaat. Hoewel er natuurlijk al geoptimaliseerd is, betekent het niet dat er op korte termijn niet nog verder geoptimaliseerd kan worden. Software wordt immers meermaals per jaar geüpdatet en misschien zijn uw bedrijfsprocessen toch niet zo optimaal mogelijk ingericht als van tevoren gedacht, waardoor er soms schrijnende gevallen ontstaan. Een periodieke check met uw partner zorgt ervoor dat dit soort gevallen worden verholpen.

Hoe verwerkt u uw werkbonnen?

Regelmatig zien onze consultants nog installatiebedrijven die werken met papieren werkbonnen of meerdere systemen gebruiken. Werkbonnen worden vervolgens vanuit het ene pakket naar het andere pakket overgetypt. Deze handmatige verwerking zorgt vaak voor veel typfouten en is ook nog eens enorm tijdrovend. Zeker in de huidige tijd kunt u deze tijd veel beter besteden aan het uitvoeren van klussen. Verdiep u eens in de mogelijkheden van een ERP software met mogelijkheden voor monteurs om werkbonnen aan te maken en waarbij de financiële afdeling deze direct, zonder handmatige acties, afhandelt en factureert aan de klant.

Hoe is uw voorraadbeheer en de financiële administratie met elkaar verbonden?

Een ander punt wat onze consultants nog weleens tegenkomen is een voorraadbeheer en financiële administratie die volledig los staan van elkaar. Dit heeft als gevolg dat u geen idee heeft wat er in huis is. Monteurs efficiënt inplannen op een klus is daardoor ook niet mogelijk, aangezien er geen inzicht is of de onderdelen die nodig zijn ook daadwerkelijk op voorraad zijn. En is hetgeen wat is gefactureerd ook daadwerkelijk geleverd? Als u dit niet weet zou het zomaar kunnen dat u ergens voor betaald wat u helemaal niet heeft gekregen. Met de juiste software is het heel eenvoudig om dit soort noodzakelijke informatie wel voor handen te hebben en uw voorraadbeheer en administratie te optimaliseren.

Kunnen uw klanten al zelf afspraken inplannen en wijzigen?

Steeds meer bedrijven maken inmiddels al gebruik van een digitaal klantportaal. Dankzij zo’n digitaal klantportaal kunnen uw klanten zelf hun gegevens inzien. Mocht er iets wijzigen kunnen ze dit zelf aanpassen, zonder dat ze daarvoor eerst telefonisch contact op hoeven nemen. Daarnaast kunnen ze zelf afspraken inplannen en ook verplaatsen indien ze toch verhinderd zijn. Het grote voordeel hiervan is dat uw klantenservice medewerkers minder tijd kwijt zijn aan dit soort verzoeken. En doordat de klant zelf veel kan regelen, gaat de klanttevredenheid automatisch ook omhoog.

Hoeveel inzicht heeft u in uw planning en realisatie?

Een andere optimalisatieslag kan gemaakt worden bij de planning en realisatie. Soms zien we nog situaties waarin de planning volledig los staat van de realisatie. Hierdoor heeft u geen enkel idee hoe het daadwerkelijk gaat en of de planning niet in het geding komt, wat meestal ook weer effect heeft op andere opdrachten. Of misschien is het wel zo dat de realisatie voorspoediger verloopt dan gedacht en het eerder wordt afgerond. Dan wilt u deze monteurs natuurlijk zo snel mogelijk inplannen op de volgende klus of misschien kan er nog iets extra’s worden uitgevoerd. Inzicht in de planning is dus te allen tijde cruciaal, of dat nou gebeurt met een grafische planning van Dime Scheduler of met een software voor geautomatiseerd plannen van bijvoorbeeld ORTEC.