ERP kiezen: waarom de platformgedachte van Microsoft het verschil maakt 

Een ERP-systeem helpt bedrijven om bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden en gegevens centraal te beheren. Maar bij het kiezen van een ERP-systeem kijk je verder dan de functionaliteit van vandaag. Hoe eenvoudig kun je andere applicaties koppelen? Kunnen verschillende afdelingen met dezelfde gegevens werken? En hoe groeit de software mee met je organisatie? 

Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt hiervoor een uitgangspunt dat verder gaat dan alleen ERP: de platformgedachte van Microsoft. In deze blog lees je wat dat inhoudt en waarom dit interessant is voor bouwbedrijven en technische dienstverleners. 

Wat is een ERP-systeem? 

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met een ERP-systeem beheer je verschillende bedrijfsprocessen vanuit één omgeving. Denk aan financiën, inkoop, verkoop, voorraadbeheer en projectadministratie. Zo werk je met dezelfde gegevens en houd je meer overzicht over je organisatie. 

Niet ieder ERP-systeem is hetzelfde. Oplossingen verschillen in hun functionaliteit, toepassingsmogelijkheden en de manier waarop ze samenwerken met andere software. Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de huidige behoeften te kijken, maar ook naar de mogelijkheden om bedrijfsprocessen in de toekomst verder te ontwikkelen. 

Microsoft Dynamics 365 Business Central als basis 

Microsoft Dynamics 365 Business Central is een ERP-oplossing voor kleine en middelgrote bedrijven. Het ondersteunt onder andere financiële administratie, verkoop, inkoop, voorraadbeheer en projectadministratie. Daarmee vormt het een centrale basis voor de bedrijfsvoering. 

Business Central sluit bovendien aan op andere Microsoft-oplossingen, zoals Excel, Outlook en Teams. Hierdoor kunnen medewerkers gegevens en functionaliteiten vanuit verschillende applicaties gebruiken binnen hun dagelijkse werkzaamheden. 

Maar de mogelijkheden gaan verder dan deze integraties. Business Central maakt deel uit van het bredere Microsoft Dynamics 365-platform. Dat betekent dat organisaties hun ERP-omgeving kunnen uitbreiden met aanvullende applicaties en diensten wanneer hun processen daarom vragen. 

De platformgedachte van Microsoft: meer dan alleen ERP 

Waar een ERP-systeem vaak het vertrekpunt is voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, kijkt Microsoft breder naar de samenhang tussen applicaties, gegevens en gebruikers. 

Binnen het Microsoft-platform kunnen verschillende oplossingen elkaar aanvullen. Business Central vormt bijvoorbeeld de basis voor financiële en operationele processen. Microsoft Dynamics 365 Field Service ondersteunt het organiseren en uitvoeren van servicewerkzaamheden. Andere Dynamics 365-applicaties kunnen worden ingezet voor bijvoorbeeld klantrelaties en verkoopprocessen. 

Ook Microsoft Power Platform en Azure spelen hierin een rol. Met Power Platform kunnen organisaties onder meer workflows automatiseren en applicaties ontwikkelen. Azure biedt mogelijkheden voor cloudinfrastructuur, gegevensverwerking en integraties. 

Het voordeel van deze benadering is dat organisaties niet voor ieder nieuw vraagstuk direct een volledig nieuw softwaresysteem hoeven te selecteren. Afhankelijk van de behoefte kunnen zij voortbouwen op de bestaande omgeving en functionaliteit toevoegen. 

Dat vraagt wel om een goede inrichting. De oplossingen moeten passen bij de bedrijfsprocessen en zorgvuldig op elkaar worden afgestemd. De platformgedachte is dus geen garantie dat alles automatisch samenwerkt, maar biedt een basis om verschillende processen en applicaties in samenhang te ontwikkelen. 

Wat betekent dit voor bouwbedrijven en technische dienstverleners? 

Voor bouwbedrijven en technische dienstverleners is de samenhang tussen bedrijfsprocessen bijzonder relevant. Projectadministratie, financiën, inkoop en klantgegevens zijn bijvoorbeeld nauw met elkaar verbonden. Bij service- en onderhoudsorganisaties spelen daarnaast werkorders, buitendienstmedewerkers en de registratie van uitgevoerde werkzaamheden een belangrijke rol. 

Wanneer deze processen in verschillende systemen worden bijgehouden, kan het lastig zijn om gegevens actueel en consistent te houden. Medewerkers moeten informatie overnemen of tussen applicaties wisselen, terwijl het management niet altijd over hetzelfde actuele overzicht beschikt. 

Met Business Central als centrale basis kunnen organisaties hun financiële en operationele processen samenbrengen. Waar nodig kunnen aanvullende Microsoft-oplossingen en branchegerichte apps worden ingezet om specifieke processen te ondersteunen. 

Denk bijvoorbeeld aan de combinatie van ERP met Field Service voor service- en onderhoudswerkzaamheden. Door de inrichting en gegevensuitwisseling goed op elkaar af te stemmen, kunnen kantoor en buitendienst beter samenwerken en sluit de registratie van werkzaamheden beter aan op de administratieve afhandeling. 

Niet iedere organisatie heeft daarbij dezelfde oplossing nodig. De juiste combinatie hangt af van de bedrijfsprocessen, de bestaande IT-omgeving en de ambities van de organisatie. 

Waarom is uitbreidbaarheid belangrijk bij de keuze voor ERP? 

Bij de selectie van een ERP-systeem kijken organisaties vaak naar de functionaliteit die ze direct nodig hebben. Minstens zo belangrijk is de vraag hoe het systeem zich ontwikkelt wanneer de organisatie verandert. 

Groei kan bijvoorbeeld leiden tot nieuwe vestigingen, meer medewerkers, aanvullende serviceactiviteiten of een grotere behoefte aan automatisering. Een oplossing die goed aansluit op de huidige situatie, moet ook ruimte bieden om toekomstige ontwikkelingen op te vangen. 

De platformbenadering van Microsoft biedt daarvoor verschillende mogelijkheden: 

• Samenhang tussen applicaties: verschillende Microsoft-oplossingen kunnen bedrijfsprocessen ondersteunen en gegevens uitwisselen. 
• Uitbreiding met aanvullende functionaliteit: met apps, koppelingen en aanvullende diensten kan de omgeving worden afgestemd op specifieke behoeften. 
• Automatisering van processen: met onder andere Power Platform kunnen terugkerende werkzaamheden en informatiestromen worden geautomatiseerd. 
• Aansluiting op de dagelijkse werkzaamheden: integraties met bijvoorbeeld Outlook, Excel en Teams helpen medewerkers om informatie in hun vertrouwde werkomgeving te gebruiken. 

Welke voordelen dit oplevert, verschilt per organisatie. Een goede analyse vooraf helpt om te bepalen welke functionaliteit nodig is en hoe de verschillende oplossingen het beste kunnen samenwerken. 

De juiste ERP-keuze begint bij je bedrijfsstrategie 

De platformgedachte van Microsoft is een belangrijke overweging, maar niet het enige criterium bij de keuze voor ERP. Het is verstandig om verschillende oplossingen te beoordelen op basis van je eigen bedrijfsdoelen en processen. 

Stel jezelf daarom de volgende vragen: 

• Welke processen wil je verbeteren? Denk aan financiën, projectadministratie, inkoop, voorraadbeheer of service en onderhoud. 
• Welke systemen gebruik je al? Onderzoek welke koppelingen nodig zijn en hoe gegevens tussen applicaties worden uitgewisseld. 
• Hoe verwacht je dat je bedrijf zich ontwikkelt? Houd rekening met toekomstige groei, nieuwe activiteiten en veranderende bedrijfsprocessen. 
• Welke functionaliteit heb je echt nodig? Voorkom dat je investeert in mogelijkheden die niet aansluiten op de dagelijkse praktijk. 
• Welke ondersteuning is nodig? Kijk ook naar de implementatie, begeleiding en mogelijkheden om de omgeving verder te ontwikkelen. 

Een passende ERP-oplossing ondersteunt niet alleen de bedrijfsvoering van vandaag, maar sluit ook aan op de strategische richting van je organisatie. 

Hoe helpt Bluace bij de keuze en implementatie? 

Bluace helpt bouwbedrijven en technische dienstverleners bij de implementatie en inrichting van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daarbij kijken we niet alleen naar de software, maar vooral naar de bedrijfsprocessen die je wilt ondersteunen en de samenhang tussen verschillende onderdelen van je organisatie. 

Op basis daarvan bepalen we hoe Business Central het beste kan worden ingericht en waar aanvullende Microsoft-oplossingen, branchegerichte apps of koppelingen waarde toevoegen. Zo ontstaat een omgeving die aansluit op de behoeften van je organisatie en ruimte biedt voor verdere ontwikkeling. 

Oriënteren op een (nieuw) ERP-systeem? Volg de ERP Masterclass 

Ben je je aan het oriënteren op een nieuw ERP-systeem? Dan is het verstandig om eerst goed na te denken over je bedrijfsstrategie, de doelen die je wilt bereiken en de voorwaarden voor een succesvol ERP-project. 

Tijdens de ERP Masterclass van Bluace krijg je samen met andere directieleden en managers inzicht in veelgemaakte fouten, belangrijke succesfactoren en de voorbereiding op een ERP-traject. De masterclass wordt verzorgd door de onafhankelijke expert Guus Krabbenborg en bevat geen softwaredemo’s of verkooppraatjes. 

Interesse in de volgende editie? Bekijk de informatie en meld je aan. De datum van de volgende editie volgt.