Bluace kantoor Van Nelle Fabriek met op de achtergrond een digitaal EDI-bericht uit Transus

Expense Agent in Business Central: tips & tricks voor automatische declaraties

De Expense Agent — de declaratie-agent — automatiseert het declaratieproces van begin tot eind. Een medewerker uploadt of mailt een bon, en de agent leest de gegevens uit, categoriseert, herkent duplicaten en stelt de declaratie samen. De medewerker hoeft in de regel alleen nog te controleren en te bevestigen. Deze pagina hoort bij ons overzicht van AI-agents in Business Central.

Let op: de Expense Agent is sinds 8 mei 2026 in public preview, eerst in het Engels en in de Verenigde Staten. Uitbreiding naar meer talen en regio’s (waaronder het Verenigd Koninkrijk, Australië en Nieuw-Zeeland) is gepland vanaf juli 2026. Verifieer de beschikbaarheid voor Nederland en de Nederlandse taal in jouw omgeving voordat je live gaat.

Hoe de Expense Agent werkt (kort)

Medewerkers dienen onkosten in via een web app, via Outlook of door een bon te mailen — ook zonder Business Central-licentie, dankzij een aparte web app voor niet-BC-gebruikers. De agent extraheert uit de gescande of gemailde bon de belangrijke velden: categorie, bedrag, valuta, leverancier/merchant, betaalmethode, datum, bonnummer en een context-gebaseerde omschrijving. Waar van toepassing splitst de agent de declaratie in regels (itemisatie) en herkent hij per-diem-claims op basis van reisdocumenten. Business Central verzorgt vervolgens de boeking en de grootboekmutaties.

Bekijk alle AI-agents

Expense Agent Business Central: hoe werkt het?

Expense Agent Business Central: indienkanaal inrichten op doelgroep

Tip 1 — Richt het indienkanaal in op je doelgroep

Niet iedereen die declareert, werkt in Business Central. Voor buitendienst, monteurs en externen is de aparte web app de logische route: zij hebben er geen BC-licentie voor nodig. Bepaal vooraf per groep wie via de web app, via Outlook of via Copilot Chat indient, en communiceer één heldere werkwijze. Hoe eenduidiger het kanaal, hoe schoner de instroom. (Effect: Hoog | Inspanning: Makkelijk)

Tip 2 — Zet de Expense Management-module goed neer vóór de agent

De agent vult automatisch velden als categorie en bedrag, maar matcht tegen jouw inrichting. Richt daarom eerst de Expense Management module degelijk in: onkostencategorieën, per-diem- tarieven, kilometervergoeding (mileage), goedkeuringsworkflows en de boeking van terugbetalingen. Een goede categorie- en tariefstructuur bepaalt direct de kwaliteit van wat de agent oplevert. (Effect: Hoog | Inspanning: Middel)

Expense Agent Business Central: Expense Management module

Expense Agent Business Central: medewerkers reviewen bij duplicaten

Tip 3 — Laat medewerkers reviewen, juist bij duplicaten

De agent detecteert duplicaten, maar de bevestiging blijft mensenwerk. Train medewerkers om voor het indienen te controleren of de herkende velden kloppen en of een bon niet al eerder is ingediend (bijvoorbeeld een bon die zowel gemaild als geüpload is). Mens in de lus voorkomt dubbele vergoedingen. (Effect: Hoog | Inspanning: Makkelijk)

Tip 4 — Begroot Copilot Credits per bon

De Expense Agent draait op verbruik. Elke geüploade bon verbruikt 50 Copilot Credits, ongeacht het aantal regels in de resulterende declaratie. Reken op basis van je maandelijkse bonvolume een verwacht verbruik uit en monitor dat. Zo voorkom je verrassingen en onderbouw je de tijdwinst tegenover de kosten. (Effect: Middel | Inspanning: Makkelijk)

Expense Agent Business Central: Copilot Credits

Expense Agent Business Central: Per-diem en itemisatie-herkenning bewust benutten

Tip 5 — Benut per-diem- en itemisatie-herkenning bewust

De agent kan een declaratie opsplitsen in regels en per-diem-claims afleiden uit reisdocumenten. Dat werkt alleen als je per-diem-regels en tarieven in Business Central hebt vastgelegd en als medewerkers de reisdocumenten (itinerary) meesturen. Leg in je werkinstructie vast wat ze moeten aanleveren, dan benut je deze functie maximaal. (Effect: Middel | Inspanning: Middel)

Tip 6 — Behandel de preview als een pilot, niet als productie

Omdat de agent in preview is en in eerste instantie Engels/VS-gericht, is dit het moment voor een gecontroleerde pilot: test in een sandbox, met een kleine groep declaranten en een paar typische onkostensoorten. Houd menselijke goedkeuring op elke declaratie en schaal pas op als taal- en regio-ondersteuning voor Nederland bevestigd en stabiel is. (Effect: Hoog | Inspanning: Middel)

Expense Agent Business Central: preview als pilot behandelen en niet als productie

Expense Agent Business Central: inrichtingschecklist

Inrichtingschecklist (kort)

Expense Management-module ingericht: categorieën, per diem, mileage, goedkeuring, terugbetaling.
Indienkanalen per doelgroep bepaald (web app / Outlook / Copilot Chat).
Web app klaargezet voor declaranten zonder BC-licentie.
Werkinstructie: wat aanleveren (bon + reisdocument voor per diem).
Medewerkers getraind op review en duplicaatcontrole.
Copilot Credits-verbruik begroot (50 credits/bon) en monitoring ingesteld.
Sandbox-pilot met kleine groep; beschikbaarheid NL/taal geverifieerd.

Veelgestelde vragen over de Expense Agent in Business Central

Klik op een vraag om het antwoord te zien.

Wat doet de Expense Agent in Business Central?

De Expense Agent automatiseert het declaratieproces van begin tot eind. Een medewerker uploadt of mailt een bon en de agent leest de gegevens uit — categorie, bedrag, valuta, leverancier, betaalmethode, datum en bonnummer — categoriseert, herkent duplicaten en stelt de declaratie samen. De medewerker hoeft in de regel alleen nog te controleren en te bevestigen; Business Central verzorgt de boeking.

Kunnen medewerkers zonder Business Central-licentie declareren?

Ja. Via een aparte web app kunnen ook declaranten zonder BC-licentie een bon indienen — handig voor buitendienst, monteurs en externen. Daarnaast kan er ingediend worden via Outlook of door een bon te mailen. Bepaal per doelgroep welk kanaal je gebruikt en communiceer één heldere werkwijze.

Hoeveel Copilot Credits kost een declaratie via de agent?

Elke geüploade bon verbruikt 50 Copilot Credits, ongeacht het aantal regels in de resulterende declaratie. Reken op basis van je maandelijkse bonvolume een verwacht verbruik uit en monitor dat, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en de tijdwinst tegenover de kosten kunt onderbouwen.

Herkent de Expense Agent dubbele declaraties?

De agent detecteert duplicaten, maar de bevestiging blijft mensenwerk. Train medewerkers om vóór het indienen te controleren of de herkende velden kloppen en of een bon niet al eerder is ingediend — bijvoorbeeld een bon die zowel gemaild als geüpload is. Die mens in de lus voorkomt dubbele vergoedingen.

Kan de agent per-diem en gesplitste declaraties (itemisatie) aan?

Ja, de agent kan een declaratie opsplitsen in regels en per-diem-claims afleiden uit reisdocumenten. Dat werkt alleen als je per-diem-regels en -tarieven in Business Central hebt vastgelegd en als medewerkers hun reisdocumenten (itinerary) meesturen. Leg in je werkinstructie vast wat ze moeten aanleveren om deze functie maximaal te benutten.

Is de Expense Agent al beschikbaar in Nederland en in het Nederlands?

De Expense Agent is sinds 8 mei 2026 in public preview, in eerste instantie in het Engels en in de Verenigde Staten. Uitbreiding naar meer talen en regio’s (waaronder het VK, Australië en Nieuw-Zeeland) staat gepland vanaf juli 2026. Verifieer de beschikbaarheid voor Nederland en de Nederlandse taal in jouw omgeving voordat je live gaat, en behandel de preview als een gecontroleerde pilot met menselijke goedkeuring.