Projectadministratie software: grip op uren, kosten en resultaat

Wat is projectadministratie?

Projectadministratie is het structureel vastleggen en bewaken van alle financiële en operationele gegevens van een project: uren, materialen, inkoopkosten, meer- en minderwerk, facturatie en onderhanden werk. Het doel is per project realtime inzicht in kosten, opbrengsten en verwacht resultaat, van offerte tot nacalculatie.

Goede projectadministratie software haalt die gegevens niet uit losse lijstjes, maar rechtstreeks uit de bron: de urenregistratie van de monteur, de digitale werkbon en de inkoopfacturen in het ERP-systeem. Zo klopt het projectresultaat altijd met de boekhouding.

Wat hoort er in een projectadministratie?

Een complete projectadministratie bevat per project minimaal deze onderdelen:

• Urenregistratie: gewerkte uren per medewerker, gekoppeld aan projectfase en tarief;
• Materiaal en inkoop: verbruikte materialen en inkoopfacturen, direct op het project geboekt;
• Meer- en minderwerk: afwijkingen van de opdracht, vastgelegd en geaccordeerd voordat ze worden uitgevoerd;
• Onderhanden werk (OHW): de waarde van uitgevoerd maar nog niet gefactureerd werk;
• Facturatie: termijnfacturen, deelfacturen of facturatie op basis van nacalculatie;
• Voor- en nacalculatie: begroot versus werkelijk, per fase en voor het project als geheel.

Ontbreekt een van deze onderdelen, dan ontstaat het bekende patroon: het project lijkt winstgevend totdat de laatste inkoopfacturen binnenkomen en het meerwerk niet gefactureerd blijkt.

Projectadministratie in Excel of in software?

Veel bedrijven starten met een projectadministratie in Excel. Dat werkt prima zolang het aantal projecten klein is, er weinig meerwerk voorkomt en er niemand tegelijk in het bestand hoeft te werken. Excel kent alleen geen koppeling met uren, inkoop en boekhouding: ieder getal wordt handmatig overgetypt en is verouderd op het moment dat je het bekijkt.

Projectadministratie software draait dit om. Uren, werkbonnen en inkoopfacturen worden bij de bron vastgelegd en stromen automatisch naar het project. Het moment om over te stappen: zodra je meerdere projecten tegelijk draait, met meerdere medewerkers per project, en je maandelijks wilt weten wat het onderhanden werk waard is.

Projectadministratie software in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Bluace richt de projectadministratie in binnen Microsoft Dynamics 365 Business Central, het ERP-platform waarop ook de financiële administratie, inkoop en voorraad draaien. Dat betekent: geen losse projectadministratie naast de boekhouding, maar één omgeving waarin alles samenkomt.

Zo werkt dat in de praktijk:

• Uren stromen automatisch binnen: medewerkers schrijven uren via de urenregistratie-app, monteurs via de Buitendienst App en de digitale werkbon. Iedere geschreven regel landt direct op de juiste projectfase;
• Inkoop en materiaal op het project: inkooporders en magazijnuitgiftes worden bij het boeken aan het project gekoppeld, inclusief werkelijke inkoopprijzen;
• Meer- en minderwerk geborgd: afwijkingen leg je vast als aparte projectregels, zodat meerwerk zichtbaar blijft en gefactureerd wordt;
• Onderhanden werk automatisch berekend: Business Central berekent de OHW-positie per project en boekt die volgens de gekozen methode in de financiële administratie;
• Facturatie vanuit het project: termijnschema’s, deelfacturen of facturatie op nacalculatie, zonder overtypen vanuit een apart pakket;
• Voor- en nacalculatie naast elkaar: begroting en werkelijkheid per fase in één scherm, ook te koppelen aan de calculatie-oplossing voor de voorcalculatie.

Omdat de projectadministratie onderdeel is van het ERP, sluit het projectresultaat per definitie aan op de jaarrekening. De accountant hoeft niets te reconstrueren en de projectleider kijkt naar dezelfde cijfers als de financiële administratie. Ook de projectplanning draait in dezelfde omgeving, zodat planning en administratie elkaar versterken.

Projectadministratie voor installatie- en servicebedrijven

Voor installatiebedrijven en service- en onderhoudsorganisaties is projectadministratie net iets ingewikkelder dan voor een adviesbureau. Projecten en servicewerk lopen door elkaar: dezelfde monteur werkt ’s ochtends aan een aanlegproject en lost ’s middags een storing op. Materiaal komt uit de bus, het magazijn of rechtstreeks van de groothandel. En meerwerk ontstaat op de bouwplaats, niet aan een bureau.

Daarom begint een sluitende projectadministratie in deze branche bij de werkbon: als de monteur uren en materialen op de juiste bon registreert, is de administratie vanzelf compleet. Bluace combineert de projectadministratie in Business Central daarom standaard met de digitale werkbon en urenregistratie, als onderdeel van de complete ERP-oplossing voor installatiebedrijven.