Zo haalt u het maximale uit een nieuwe ERP software

1. Kijk goed naar welk systeem bij uw organisatie past

U zult vast al gemerkt hebben dat er enorm veel verschillende soorten ERP softwarepakketten op de markt zijn. Realiseert u zich hierbij wel dat lang niet elk pakket past bij uw organisatie. Voor de installatietechniek zijn er bijvoorbeeld speciale ERP software voor installatiebedrijven. Ons advies is altijd om eerst uw processen in kaart te brengen en vervolgens te gaan kijken welke ERP software hierbij aansluit. Het gaat namelijk echt niet werken als uw organisatie de processen gaat aanpassen aan de mogelijkheden van de software. Kijk hierbij overigens naar het heden, maar ook naar de toekomst. Wat hebben we nu nodig en wat zijn onze ambities? En zitten alle functies dan ook in het ERP pakket wat ik nu voor ogen heb?

2. Ga voor een implementatiepartner die kennis heeft van jouw processen

Het klinkt misschien vrij vanzelfsprekend, maar ga voor een implementatiepartner die kennis heeft van jouw processen. Er zijn softwarepartners die opereren in een bepaalde branche en die weten vaak heel goed met welke werkprocessen u dagelijks te maken heeft. Hier hebben ze dan vaak ook al een bepaalde oplossing voor op de plank liggen, zodat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Daarnaast hebben deze implementatiepartners al veel vaker een ERP implementatie gedaan bij soortgelijke organisaties en weten ze waar de knelpunten liggen, zodat deze zoveel als mogelijk voorkomen kunnen worden.

3. Kies voor een flexibel softwarepakket

We hadden het net al even kort over dat u niet enkel naar het heden, maar ook naar de toekomst moet kijken. Zodra u heeft gekozen voor een ERP pakket is het de bedoeling dat deze weer een aantal jaren meegaat. Natuurlijk heeft u vast al wel een redelijk beeld over de toekomst, maar niemand kan de toekomst voorspellen. En daarnaast kan het ook voorkomen dat uw organisatie kleiner wordt en u processen wilt vereenvoudigen. Ons advies is dus altijd om goed te kijken naar de flexibiliteit van de software die u nu voor ogen heeft. Welke functies ga ik nu gebruiken en welke functies kan ik eventueel later nog toevoegen of verwijderen? Wat gebeurt er als mijn werkprocessen veranderen? En wat als ik extra processen moet toevoegen?

4. Sta open om op een vernieuwde manier te gaan werken

Mensen zijn gewoontedieren en houden in principe niet van verandering. Eén van de grootste valkuilen in een implementatieproces is dat men wil werken zoals ze altijd al deden, maar enkel in een nieuw jasje. Zeker de afgelopen jaren is de digitale wereld snel doorontwikkeld en hebben ERP systemen talloze nieuwe functies gekregen. Als uw organisatie dan alsnog op de oude manier blijft werken is dat verschrikkelijk zonde. Sta daarentegen open om op een vernieuwde manier te werken en laat u hierin ook adviseren door uw implementatiepartner. Zo maakt u optimaal gebruik van de nieuwe kennis van het softwarepakket en gaat uw organisatie uiteindelijk slimmer en efficiënter te werk.

5. Begeleid en train uw medewerkers

Tijdens een implementatieproces is het absoluut belangrijk om uw medewerkers niet te vergeten. Vooral de mensen die al jaren met het oude systeem werken en dat eigenlijk wel prima vinden staan vaak niet te wachten op een nieuwe software. Begeleid daarom uw medewerkers in deze overgang. Leg ze uit wat de nieuwe ERP software doet en waarom het zo belangrijk is voor uw organisatie. Daarnaast is het uiteraard belangrijk om ze een goede training te geven, zodat ze begrijpen hoe het systeem werkt en er zo min mogelijk frustraties heersen. Vergeet daarbij niet dat de opgedane kennis na verloop van tijd vaak deels verwatert en men terugvalt in de oude gewoontes. Daarom kunt u het beste jaarlijks een opfristraining geven en samen nog eens door alle processen lopen.

6. Test grondig na de implementatie van uw nieuwe software

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: test alles grondig na de implementatie van uw nieuwe software. Werkt alles zoals u het voor ogen had en zoals het was bedoeld? Komen er ergens foutmeldingen opzetten? Wat zeggen uw medewerkers die dagelijks met het systeem werken? Het testen is echt belangrijker dan velen denken. Vergeet dit niet om te zorgen dat alles ook werkt zoals het was bedoeld.

7. Blijf kritisch en sta open om verder te optimaliseren

Ook als u na de implementatie alles grondig heeft getest kan het alsnog voorkomen dat u zich na verloop van tijd toch realiseert dat bepaalde processen niet het maximale effect bereiken. Blijf hierin altijd kritisch en geef dit aan bij uw implementatiepartner. Samen kunnen jullie kijken naar waar het knelt en wat er gedaan kan worden om verder te optimaliseren. Vergeet ook hier niet om uw medewerkers te betrekken en ook bij uw medewerkers na te gaan of het ergens knelt en nog beter kan.

8. Analyseer en bekijk de resultaten van uw nieuwe softwarepakket

De laatste tip is om vooral ook niet te vergeten naar de daadwerkelijke resultaten van uw nieuwe ERP software. Wat levert het uw organisatie dagelijks op? Waar zijn jullie zeer tevreden mee en waar kan het nog beter? Dit levert kansen op om nog verder te optimaliseren, maar zorgt ook voor draagvlak binnen de organisatie als u deze resultaten deelt met de medewerkers. Medewerkers weten zo immers wat het nieuwe pakket oplevert en zijn zo op de hoogte van de toegevoegde waarde.