Installateurs: het is tijd om faalkosten te reduceren

Uit een recent onderzoek van USP komt naar voren dat faalkosten nog altijd een probleem zijn in de installatiebranche. Waar het een aantal jaar geleden nog 5% van de omzet betrof, worden de totale faalkosten inmiddels op ruim 10% van de totale omzet geschat. Faalkosten zijn een knelpunt voor de organisatie en het moet te allen tijde voorkomen worden dat het percentage de komende jaren nog verder oploopt. We geven u graag tips hoe de juiste software kan helpen om faalkosten uiteindelijk te reduceren.

De belangrijkste oorzaken van faalkosten in de installatiebranche

Uit het onderzoek van USP Marketing Consultancy blijkt dat de meeste faalkosten komen door een gebrek aan communicatie en afspraken tussen de betrokken partijen. Daarnaast zijn de eisen bij de start van de opdracht te onduidelijk, is er een gebrek aan kennis bij verwerkers en planners, worden er fouten gemaakt in de planning en wordt er slordig gewerkt op het moment dat de deadline nadert. Verder blijken er geen goede afspraken gemaakt te worden over verantwoordelijkheden en worden er onverwachte extra eisen gesteld zonder dat deze in de berekening worden doorgevoerd. En alsof dit allemaal niet genoeg is zorgt al het bovenstaande ook nog voor een lagere klanttevredenheid, een langere doorlooptijd dan gepland, ontevreden eigen medewerkers en een kwalitatief minder sterk eindproduct. In de extremere gevallen kan het zelfs juridische gevolgen hebben of de veiligheid in gevaar brengen.

Leg alle informatie vast in het project

Hoewel het natuurlijk zo is dat het vastleggen van communicatie en afspraken tussen verschillende partijen van iedereen een bepaalde aanpak vereist, is het in ieder geval van belang dat u deze communicatie en afspraken zelf altijd en volledig voor handen hebt. De service en onderhoud software van Bluace maakt het vastleggen van al deze informatie eenvoudig. Communicatie en afspraken legt u vast in het project door bijvoorbeeld inkomende mails te koppelen en aanvullende notities te maken. En indien nodig zijn hier ook acties aan te verbinden. Onze software is een cloud software, wat betekent dat het systeem te raadplegen is via elk device met internetverbinding. Zo leggen uw medewerkers niet alleen op kantoor, maar ook onderweg of op locatie bij de klant of partner direct gemaakte afspraken vast. Tevens zijn al deze notities direct zichtbaar voor iedere bevoegde binnen uw organisatie.

Werk met standaard calculaties

In de dagelijkse praktijk worden er nog veel fouten gemaakt en gaat er ook veel tijd verloren door het veelvuldig overtypen van gegevens. Dit terwijl veel voorkomende klussen met bijbehorende montagetijd en onderdelen in de juiste software kunnen worden opgeslagen. Door gebruik te maken van deze opgeslagen calculaties heeft u met een paar klikken de juiste gegevens staan en kan de klus direct ingepland worden, zonder dat dit veel denkwerk vereist van uw medewerkers.

Ga aan de slag met het optimaliseren van de planning

In de huidige tijd is de installatiebranche misschien wel drukker dan ooit tevoren. Een efficiënte planning is cruciaal om uw capaciteit maximaal te benutten. Een ERP software voor installatiebedrijven met de juiste planningsmodule helpt u met het optimaliseren en indien mogelijk zelfs automatiseren van uw planning. Hierdoor wordt uw planning efficiënter, de werkdruk voor planners verlaagd en het doorvoeren van wijzigingen makkelijker gemaakt. Als u ook te maken heeft met spoedklussen wordt de meest geschikte monteur geselecteerd op basis van locatie en beschikbare onderdelen in zijn bus. En indien van belang houdt de software rekening met de bevoegdheden en certificaten van monteurs, zodat u te allen tijde voldoet aan wet- en regelgeving.

Werk op locatie altijd met een Buitendienst App en digitale werkbon

Regelmatig horen onze consultants nog verhalen van installateurs over dat ze werken met papieren werkbonnen. Als deze vervolgens kwijtraken staat er nergens meer genoteerd welk werk er is uitgevoerd en is het factureren hiervan ook lastig. Zorg dat uw medewerkers gebruik maken van een Buitendienst App. Deze app zorgt ervoor dat iedereen werkt volgens bepaalde richtlijnen, waardoor uw installatiebedrijf uniform te werk gaat, fouten worden gereduceerd en uitgevoerd werk makkelijk na te lezen is. Daarnaast is het eenvoudig om gewerkte tijd en gebruikte onderdelen direct te registreren. Al deze informatie is ook direct zichtbaar voor de financiële afdeling, waardoor de facturatie snel en correct voor elkaar is.