Waarom serviceorganisaties rekening moeten houden met een capaciteitsplanning

Als serviceorganisatie heeft u dagelijks te maken met afspraken voor installaties en (preventief) onderhoud. Het maken van een efficiënte planning is ongetwijfeld één van uw meest cruciale taken. Het is immers zo dat hoe efficiënter uw planning is, hoe meer u kunt doen in dezelfde tijd. Het valt onze experts wel op dat veel installatiebedrijven enkel rekening houden met een operationele planning en vrijwel niet met een capaciteitsplanning. We leggen je graag waarom capaciteitsplanning bij service organisaties essentieel is.

Wat is een capaciteitsplanning?

Voordat we verder gaan met het uitleggen waarom het zo belangrijk is naast de operationele planning ook rekening te houden met een capaciteitsplanning ook, wel workforce scheduling, genoemd is het natuurlijk wel verstandig dat u ook weet wat een capaciteitsplanning precies is. Een capaciteitsplanning bij service organisaties alles te maken met de beschikbare capaciteit van uw medewerkers. De planning is gebaseerd op factoren zoals vaardigheden, beschikbaarheid en ervaring. Een capaciteitsplanning helpt vervolgens onder andere om in kaart te brengen hoelang het duurt om een bepaalde klus uit te voeren en hoeveel medewerkers u hiervoor nodig heeft. Daarentegen focust een operationele planning zich enkel op de praktische uitvoering zoals beschikbaarheid, materialen en onderdelen.

De gevolgen als u geen capaciteitsplanning gebruikt

We noemden net al even dat onze experts regelmatig zien dat installatiebedrijven vrijwel altijd enkel een operationele planning maken en (nog) geen gebruik maken van een capaciteitsplanning. Hoewel de redenen hiervoor verschillend kunnen zijn, zijn de gevolgen vaak wel hetzelfde. Als u geen gebruikt maakt van een capaciteitsplanning is het voor planners vaak lastig in te schatten wat de vaardigheden van een bepaalde medewerker zijn. U heeft misschien dan wel de juiste materialen bij u, maar het zal alsnog geregeld voorkomen dat een medewerker naar een bepaalde klus gestuurd wordt die het probleem niet in één keer kan oplossen, omdat hij simpelweg de kennis niet heeft. Hierdoor moet een andere medewerker dus nog een keer naar dezelfde klant toe. Dit kost u extra tijd en dus geld, maar zorgt tevens voor frustratie bij de klant waardoor de klanttevredenheid ook daalt.

De effecten van werken met capaciteitsplanning

Het moge inmiddels duidelijk zijn dat het werken met een operationele planning en capaciteitsplanning een positieve invloed heeft op uw “First Time Fix”. Doordat er rekening gehouden wordt met vaardigheden, beschikbaarheid, ervaring en benodigde apparatuur is het gewoon zo dat u klussen en opdrachten vrijwel altijd in één keer kunt oplossen. Hierdoor voert u meer klussen uit in dezelfde tijd. Daarnaast is het zo dat de klanttevredenheid ook sterk toeneemt en uw organisatie verder kan groeien. Overigens is het belangrijk om te realiseren dat u de komende jaren steeds meer te maken krijgt met wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de Gasketelwet. Hierdoor is het een must om vaardigheden en certificaten van uw medewerkers vast te leggen.

Tips om te beginnen

We begrijpen als geen ander dat u niet van de één op de andere dag kunt starten met een capaciteitsplanning. Het is gewoon zo dat het optimaliseren van uw planning tijd vraagt. Ons advies is om altijd te beginnen met het in kaart brengen van wat u nodig heeft om met een capaciteitsplanning te beginnen. Wie is de meest geschikte persoon om hiervoor de kar te trekken? Heb ik überhaupt alle beschikbare informatie, zoals vaardigheden en certificaten van medewerkers? Bekijk daarnaast goed of uw huidige systeem geschikt is om rekening te houden met een capaciteitsplanning. Als u niet de juiste ERP software voor de installatiebranche heeft wordt het simpelweg vrij lastig om een capaciteitsplanning in uw huidige systeem op te nemen. Het is natuurlijk ook begrijpelijk dat u een nieuw systeem niet voor iedereen direct mogelijk is. Begin in dat geval altijd eerst met het in kaart brengen en opruimen van uw huidige processen, om de uiteindelijke overgang zo een stuk te vereenvoudigen en te versnellen en op termijn capactieitsplanning software in gebruik te nemen.