Belangrijke vragen om op te letten bij het kiezen van een buitendienst applicatie

Een belangrijk onderdeel van een service en onderhoud software voor installatiebedrijven is de buitendienst applicatie. Deze buitendienst applicatie ondersteunt al uw werkprocessen van de buitendienst op locatie bij de klant. Als u opzoek gaat naar een buitendienst applicatie is het belangrijk om uzelf van tevoren een aantal belangrijke vragen te stellen over welke functies u verwacht van deze applicatie. Deze week behandelen we zes belangrijke vragen om op te letten bij het kiezen van een buitendienst applicatie.

1. Werkt de buitendienst app in combinatie met een service en onderhoud software?

Buitendienst applicaties bestaan er in vele soorten en maten. Zo zijn er buitendienst applicaties die zijn verbonden met een alles-in-een ERP-systeem op de achtergrond. Dit soort software wordt gebruikt om alle werkprocessen van begin tot eind, van opdrachtbevestiging, planning, uitvoer en facturatie, te ondersteunen en om dagelijks zo efficiënt mogelijk te werk te gaan.

We begrijpen ook dat dit niet voor iedereen de ideale oplossing is en sommige installatiebedrijven voldoende hebben aan een simpelere uitvoering. Voor die organisaties zijn buitendienst applicaties er ook meer als losstaande oplossingen, zonder een volledige ERP software voor installatiebedrijven op de achtergrond. Zeker voor de kleinere installatiebedrijven is dit soms al voldoende. Het is aan u de keuze om na te gaan wat u wilt en nodig heeft, maar het is wel van belang om hier vooraf goed over na te denken.

2. Hoeveel verschillende processen ondersteunt de mobiele applicatie?

Als u voor een buitendienst applicatie kiest, is het daarnaast ook verstandig om te letten op het aantal verschillende processen dat de buitendienst applicatie ondersteunt. Zeker als u verschillende werkprocessen op locatie bij de klant heeft is het wel zo makkelijk als de applicatie een ongelimiteerd aantal verschillende processen ondersteunt. Zo kan er voor elk individueel proces een eigen flow aangemaakt worden, zodat alle verschillende processen van begin tot eind ondersteunt worden. En stel dat er in de toekomst ooit een bepaald proces bijkomt, maakt u hiervoor simpelweg weer een nieuw proces voor aan in de buitendienst applicatie, zonder dat u hierin gelimiteerd wordt.

3. Werkt de buitendienst applicatie met of zonder internetverbinding?

Er bestaan buitendienst applicaties die zowel met als zonder internetverbinding werken. Als het tijdens uw opdrachten best regelmatig voorkomt dat een monteur bezig is in een donkere kelder of ergens diep achter in een groot gebouw, is het verstandig om er op te letten dat de applicatie ook werkt zonder internetverbinding. Er is namelijk niks vervelender dan software die niet werkt op het moment dat het moet werken en uw monteur zijn werk niet kan uitvoeren of zich in allerlei bochten moet wringen om de werkorder op zijn tablet correct te voltooien. Er bestaan buitendienst applicaties die bijvoorbeeld de gegevens lokaal opslaan en synchroniseren zodra de internetverbinding herstelt.

4. Wat gebeurt er als een monteur vergeet om de werkorder af te ronden?

Monteurs zijn ook mensen en het is daarom echt niet zo gek als een monteur een keer vergeet om een werkorder in de buitendienst applicatie bij vertrek bij de klant vergeet af te ronden. Het is daarom verstandig om goed in kaart te werken hoe de buitendienst applicatie die u voor ogen heeft hiermee omgaat. Wat gebeurt er als de monteur vergeet om de werkorder af te ronden? Ben ik dan al mijn gegevens kwijt? Of worden deze gegevens wel lokaal op het apparaat opgeslagen en gesynchroniseerd deze zodra de monteur de werkorder alsnog afrondt? En krijgt iemand een reminder als een werkorder niet correct is afgerond?

5. Kunnen werkorders op de buitendienst applicatie ook gepauzeerd worden?

Misschien voert u alleen klussen uit van ongeveer een uur, maar het kan natuurlijk ook goed voorkomen dat uw monteur soms meerdere uren of zelfs dagen bezig zijn met bepaalde complexere werkorders. Het is daarom wel handig als de buitendienst applicatie een functie heeft die het mogelijk maakt om lopende werkorders (eventueel meerdere keren) te pauzeren. Verdiep u dus altijd goed in de mogelijkheden hiervan. Wat gebeurt er als mijn monteur de werkorder stopt? Vind ik ook ergens de totale gepauzeerde uren terug? En worden al deze gegevens al overgenomen in de urenverantwoording van de monteur?

6. Heeft de monteur inzicht in eerder voltooide werkorders?

Ook bij uw installatiebedrijf komt het vast wel eens voor dat een installatie voor de tweede keer op rij dezelfde storing geeft. Als het probleem tijdens de eerste reparatie niet opgelost blijkt te zijn, is het natuurlijk heel waardevol als de monteur bij het tweede bezoek kan inzien wat er tijdens de eerste keer is uitgevoerd. Het is aan u om na te gaan of dit voor u wel of niet van belang is, maar het is zaak om hier van tevoren goed over na te denken en een buitendienst applicatie te selecteren die voldoet aan uw wensen.