Automatisch plannen 7 tips om als servicebedrijf te starten

Steeds meer service en onderhoudsbedrijven kiezen ervoor om geautomatiseerd te plannen. Geautomatiseerd plannen zorgt immers voor een snellere en efficiëntere manier om uw dagelijkse klussen te plannen en uit te voeren. Maar geautomatiseerd plannen heeft niet zomaar daadwerkelijk toegevoegde waarde. U moet rekening houden met een aantal belangrijke factoren om het tot een succes te brengen. We geven u graag 7 tips om automatisch te plannen.

1. Welke doelen wilt u halen met automatisch plannen

Zoals gezegd brengt geautomatiseerd plannen niet zomaar daadwerkelijk voor iedere organisatie toegevoegde waarde. Ieder servicebedrijf is anders en dat zorgt ervoor dat de resultaten ook nooit voor iedereen hetzelfde zijn. Ga daarom eens bij uzelf na wat uw organisatie wilt bereiken met automatisch plannen en stel aan de hand daarvan een aantal duidelijke doelstellingen op. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om de efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen of uw klanttevredenheid te verhogen. Op basis van uw doelstellingen wordt geautomatiseerd plannen vervolgens geïmplementeerd. Vervolgens kan er eenvoudig worden beoordeeld of het waarde oplevert en/of er nog andere aanpassingen verricht moeten worden.

2. Verdiep u in de mogelijkheden van automatisch plannen

Zojuist zeiden we al even dat ieder service en onderhoudsbedrijf anders is en dat zorgt voor verschillende behoeften en resultaten. Geautomatiseerd plannen is nooit een standaardprocedure wat voor elke organisatie op dezelfde manier gebruikt wordt. Verdiep u daarom goed in de mogelijkheden en opties die beschikbaar zijn. Het vergelijken van verschillende opties zorgt ervoor dat u uiteindelijk de beste oplossing voor uw organisatie selecteert en minimaliseert risico’s.

3. Zorg voor een goede voorbereiding en planning

We begrijpen als geen ander dat u zo snel mogelijk aan de slag gaat met geautomatiseerd plannen en dat u er het liefst zo snel mogelijk de vruchten van plukt. Het is alleen wel een feit dat geautomatiseerd plannen een organisatieverandering met zich meebrengt. Zorg daarom voor een goede voorbereiding. Heeft u voldoende en de juiste medewerkers in huis? Hebben uw medewerkers genoeg kennis of kan een training nog iets extra betekenen? Is uw huidige service en onderhoud software wel geschikt? Een goede voorbereiding en daarnaast een haalbare planning zorgt ervoor dat problemen tijdens de implementatie worden voorkomen.

4. Maak relevante data beschikbaar

Is automatisch plannen iets voor uw organisatie? Een belangrijke voorwaarde voor geautomatiseerd plannen is dat er voldoende relevante data beschikbaar is. Het is immers zo dat de software in staat moet zijn om gegevens zoals werktijden, beschikbaarheid van medewerkers en deadlines te gebruiken. Als u deze data onvoldoende beschikbaar heeft of als het niet accuraat is kan uw planning niet optimaal opgesteld worden.

5. Zorg voor flexibiliteit in uw organisatie

Geautomatiseerd plannen is voor veel serviceorganisaties een mooie toevoeging. Realiseert u zich echter wel dat uw organisatie flexibel moet zijn om zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Een geautomatiseerde planningsmodule bekijkt immers steeds weer de meest efficiënte planning. Als organisatie moet u er dan wel voor open staan om u aan de passen aan deze vernieuwde planning.

6. Geef medewerkers de juiste training

We noemden net al dat het invoeren van geautomatiseerd plannen een organisatieverandering met zich meebrengt. Over het algemeen is het zo dat mensen niet gek zijn op verandering. Betrek medewerkers daarom tijdens de implementatie en zorg ervoor dat ze een goede en duidelijke training krijgen over de nieuwe werkwijze. Hierbij moet de focus vooral liggen op het begrijpen van de software, de gebruikte terminologie en het nieuwe werkproces. Zo worden fouten zoveel mogelijk voorkomen en maakt uw organisatie zo optimaal mogelijk gebruik van het nieuwe systeem.

7. Denk ook aan beheer en onderhoud

Het zou natuurlijk fantastisch zijn als u geautomatiseerd plannen eenmaal introduceert en er vervolgens geen omkijken meer naar heeft. Helaas is dat niet de realiteit en moet u mee met de constant veranderende markt. Daarnaast is het zo dat de software voor geautomatiseerd plannen moet worden beheerd en onderhouden om te zorgen dat het blijft functioneren zoals het hoort. Kies daarom een implementatiepartner waar u weer een aantal jaren mee vooruit kan en die u zoveel als mogelijk ontzorgt als het gaat om beheer en onderhoud. Dit helpt u bij het minimaliseren van downtime en andere problemen. Daarnaast kunnen ze u helpen om enige tijd na implementatie de resultaten te analyseren en daar waar het kan nog verder te optimaliseren.