Een foto van de Van Nelle Fabriek, het kantoor van Bluace

Contractbeheer software

Het beheer van onderhoudscontracten kan een uitdaging zijn, vooral wanneer het gaat om de dekking, facturatie en Service Level Agreements (SLA’s). Geavanceerde contractbeheer software vereenvoudigt deze processen aanzienlijk. De software biedt flexibele dekkingsopties, automatiseert de facturatie en maakt duidelijke afspraken binnen SLA’s, wat zorgt voor een efficiënte en overzichtelijke aanpak. De kern van de ondersteuning ligt in het optimaliseren van dekking en facturatie. Lees verder en ontdek de krachtige functies.

Flexibele facturatie bij contractbeheer software

Flexibiliteit in facturatie zorgt voor een efficiëntere organisatie van de administratieve processen. Daarnaast speelt het in op de behoefte om onderhoud te plannen en uit te voeren volgens de afgesproken contractvoorwaarden. Afhankelijk van de wensen van de klant, kunnen de kosten op verschillende manieren in rekening worden gebracht:

Vooraf factureren: kosten worden vooraf in rekening gebracht;
Achteraf factureren: facturatie vindt plaats na de uitvoering van het onderhoud;
Flexibele facturatieperiodes: maandelijkse, kwartaal- of jaarfacturatie, afhankelijk van het bedrijfsmodel.

Dekkingsopties op maat

Elk onderhoudscontract is uniek. Daarom biedt contractbeheer software uitgebreide mogelijkheden om de dekking aan te passen aan specifieke wensen. Zo zijn er de volgende opties:

Volledige dekking: alle werkzaamheden zijn volledig gedekt, zonder extra kosten voor de klant;
Gedeeltelijke dekking: alleen specifieke werkzaamheden zijn gedekt, terwijl andere mogelijk extra kosten met zich meebrengen;
Specifieke dekkingscriteria: per contract is te bepalen welke uren en materialen onder de dekking vallen.

Daarnaast is het mogelijk om binnen een contract specifieke onderdelen van de dekking te definiëren, zoals:

Uren: alleen de gewerkte uren vallen onder de dekking, waardoor de klant uitsluitend betaalt voor de daadwerkelijke bestede tijd;
Artikelen: alleen de gebruikte artikelen vallen onder de dekking, wat betekent dat de klant enkel betaalt voor de materialen die zijn gebruikt tijdens het onderhoud;
Bepaalde soorten uren: specifieke uren, zoals alleen de uren voor noodonderhoud of preventief onderhoud, kunnen onder de dekking vallen;
Bepaalde soorten artikelen: alleen bepaalde kosten, zoals vervangende onderdelen of verbruiksartikelen, kunnen in de dekking worden opgenomen.

Dankzij deze flexibiliteit is het mogelijk om maatwerkoplossingen te bieden die perfect aansluiten bij de wensen en eisen van klanten.

Onderhoud en sturing op basis van contracten

Het onderhoud wordt altijd afgestemd op de specifieke contractvoorwaarden. De software maakt het mogelijk om dit onderhoud nauwkeurig te plannen, zodat het op tijd en volgens de afgesproken voorwaarden plaatsvindt. Contractbeheer software biedt een gestructureerde aanpak die alle aspecten integreert:

Contractanalyse: controle van de dekking en SLA’s;
Objectidentificatie: koppeling van objecten aan contractvoorwaarden;
Onderhoudsplanning: planning op basis van contractuele afspraken;
Uitvoering en monitoring: directe signalering van afwijkingen;
Rapportage en evaluatie: inzicht in uitgevoerde werkzaamheden en optimalisatiekansen.

Deze aanpak maakt het onderhoudsbeheer efficiënt en zorgt ervoor dat het contractbeheer zowel in theorie als in de praktijk effectief verloopt.

Demo aanvragen

Ondersteuning Service Level Agreement (SLA) bij contractbeheer software

Een Service Level Agreement (SLA) legt het serviceniveau vast tussen een dienstverlener en een klant. Het doel is om duidelijke verwachtingen te scheppen en de prestaties van de dienstverlener te definiëren. Belangrijke onderdelen van een SLA zijn onder andere:

Beschikbaarheid: de minimale uptime van de dienst, zoals 99,9%;
Reactietijden: de maximale tijd die de dienstverlener nodig heeft om te reageren op incidenten;
Ondersteuning: de mate van ondersteuning, inclusief responstijden en doorlooptijden.

Een goed gedefinieerde SLA biedt dus niet alleen duidelijkheid, maar draagt ook bij aan een efficiënte uitvoering van het onderhoud.