Waarom serviceorganisaties rekening moeten houden met een capaciteitsplanning

Als serviceorganisatie heeft u dagelijks te maken met afspraken voor installaties en (preventief) onderhoud. Het maken van een efficiënte planning is ongetwijfeld één van uw meest cruciale taken. Het is immers zo dat hoe efficiënter uw planning is, hoe meer u kunt doen in dezelfde tijd. Toch merken onze experts dat veel installatiebedrijven alleen een operationele planning maken en geen capaciteitsplanning. We leggen je graag waarom capaciteitsplanning bij service organisaties essentieel is.

Wat is een capaciteitsplanning?

Voordat we ingaan op het belang ervan, is het goed om te weten wat capaciteitsplanning inhoudt. Dit wordt ook wel workforce scheduling genoemd. Het draait om de beschikbare capaciteit van medewerkers en houdt rekening met vaardigheden, ervaring en beschikbaarheid. Zo bepaalt u hoeveel tijd en mensen nodig zijn voor een klus. Een operationele planning focust vooral op beschikbaarheid, materialen en onderdelen.

De gevolgen als u geen capaciteitsplanning gebruikt

Veel installatiebedrijven werken alleen met een operationele planning. De redenen verschillen, maar de gevolgen zijn vaak hetzelfde. Zonder capaciteitsplanning is het lastig in te schatten welke medewerker geschikt is voor een klus. Dit leidt tot fouten. Een monteur kan bijvoorbeeld de juiste materialen hebben, maar niet over de juiste kennis beschikken. Hierdoor moet een andere medewerker alsnog naar de klant. Dit kost extra tijd en geld en verlaagt de klanttevredenheid.

De effecten van werken met capaciteitsplanning

Capaciteitsplanning verbetert uw “First Time Fix”. Doordat rekening wordt gehouden met vaardigheden en ervaring, worden klussen sneller en efficiënter uitgevoerd. Dit verhoogt de klanttevredenheid en helpt uw organisatie groeien. Bovendien wordt wet- en regelgeving, zoals de Gasketelwet, steeds strenger. Het is daarom noodzakelijk om vaardigheden en certificaten goed vast te leggen.

Tips om te beginnen

De overstap naar capaciteitsplanning kost tijd. Begin met een inventarisatie: welke informatie heeft u nodig, en wie leidt dit proces? Controleer of uw huidige systeem geschikt is. Zonder de juiste ERP-software voor de installatiebranche wordt integratie lastig. Is een nieuw systeem geen optie? Optimaliseer dan eerst uw huidige processen om de overgang te vergemakkelijken en later capaciteitsplanningssoftware te implementeren.