Posted Invoice Approval
In Microsoft Dynamics 365 Business Central wordt de goedkeuringsflow voor inkoopfacturen standaard vóór het boeken toegepast. Dat lijkt logisch, maar levert in de praktijk een groot probleem op: zolang een factuur niet is goedgekeurd, bestaat de verplichting niet in het grootboek — en laten je cijfers niet zien waar je écht staat. Bluace ontwikkelde daarom de AppSource-app Posted Invoice Approval, waarmee je de goedkeuring verplaatst naar ná het boeken. Zo combineer je betrouwbare financiële rapportage met strakke interne controle.
In het kort: Business Central blokkeert standaard het boeken van een inkoopfactuur zolang de goedkeuringsflow open staat. Dat verstoort je cashflow forecast, crediteurenstand en maandafsluiting. Met Posted Invoice Approval boek je de factuur direct en regel je goedkeuring daarna — zonder dat er een cent kan worden betaald voor het fiat rond is.
Verplichtingen horen in de administratie zodra ze ontstaan
Volgens het accrual principle (toerekeningsbeginsel) moeten kosten en verplichtingen worden verantwoord in de periode waarin ze zijn aangegaan — niet pas na interne goedkeuring. Wie eerder met Exact, AFAS of Twinfield werkte kent dat principe: factuur binnen, direct registreren, daarna pas fiatteren. Business Central draait die volgorde om, met drie gevolgen:
- Onvolledige crediteurenstand — niet-goedgekeurde facturen staan nergens in het grootboek, alleen in een werkbak.
- Vertekende cashflow- en resultaatprognoses — je stuurt op cijfers die structureel te laag zijn.
- Stroperige maandafsluiting — de controller moet handmatig accruals boeken om het beeld kloppend te krijgen.
Betere stuurinformatie voor directie en finance
Met direct geboekte facturen sluit cashflow forecasting weer aan op de werkelijkheid, kloppen crediteurenstanden, en zijn kosten en marges actueel. Je ziet niet wat je hoopt uit te geven, maar wat je daadwerkelijk verschuldigd bent. Essentieel voor:
- Maandafsluiting zonder handmatige accrual-correcties;
- Budgetbewaking op actuele verplichtingen;
- Investeringsbeslissingen op echte cijfers;
- Gesprekken met bank, accountant of investeerders.
Interne controle blijft 100% intact
Een veelgehoorde zorg is: “Maar dan kan alles zomaar betaald worden.” Precies dát voorkomt Posted Invoice Approval. De factuur wordt wél geboekt, maar blijft geblokkeerd voor betaling zolang de goedkeuringsflow niet is afgerond. Boeking en goedkeuring lopen parallel in plaats van na elkaar.
Hiermee scheid je:
- Het verantwoordingsproces (boekhouding);
- Van het autorisatieproces (betaling).
Exact zoals accountants en auditors functiescheiding bedoelen.
Discussie? Altijd netjes via een creditfactuur
In de praktijk geldt: als je het oneens bent met een factuur, volgt er altijd een creditfactuur. Dat betekent:
- De oorspronkelijke verplichting bestaat wél;
- En hoort dus in de administratie thuis;
- Correcties verlopen via een controleerbaar audit trail.
Transparant, controleerbaar en in lijn met accounting best practices. Wat het oplevert:
✔ Realistisch financieel beeld;
✔ Betere besluitvorming;
✔ Snellere en betrouwbaardere maandafsluiting;
✔ Sterkere interne beheersing;
✔ Volledig audit-proof.
Omdat sturen op cijfers alleen werkt als ze kloppen.
Beschikbaarheid en tarief
De app Posted Invoice Approval is verkrijgbaar in de Microsoft AppSource. Je kunt de app zelf toevoegen aan je Business Central-omgeving, maar dat kan tot onverwachte wijzigingen leiden. Het team van Bluace begeleidt je graag bij aanschaf en een probleemloze uitrol. De app sluit naadloos aan op Continia Document Capture en andere AP-automation tools die Bluace levert. Neem contact op voor het tarief of als de app niet beschikbaar is in jouw regio.
Hoe werkt Posted Invoice Approval in de praktijk?
Zes stappen van inkomende factuur tot uitgaande betaling — boeking en goedkeuring lopen parallel.
- Factuur komt binnen Handmatig, via Document Capture, e-mail of EDI — alle aanvoerkanalen werken zoals nu.
- App boekt direct De factuur wordt direct in het grootboek geboekt als verplichting — de crediteurenstand is meteen actueel.
- Goedkeuringsflow start Automatisch richting de juiste budgethouder of kostenplaatseigenaar — net als de standaard BC-flow.
- Betaling geblokkeerd Tot de flow is voltooid blijft de factuur geblokkeerd voor betaling — geen risico op vroegtijdige uitbetaling.
- Vrijgegeven na fiat Na goedkeuring loopt de factuur mee in de eerstvolgende betaalrun — zonder extra handelingen.
- Onenigheid? Creditfactuur Bij betwisting wordt een creditfactuur geboekt — audit trail intact, exact zoals accountants het willen.
Voor wie is Posted Invoice Approval?
Vier groepen waar de app concrete waarde toevoegt.
Bestaande BC-klanten
Die merken dat hun crediteurenadministratie altijd “een beetje achterloopt” op de werkelijkheid en hun maandafsluiting willen versnellen.
Finance- & AP-teams
Komen uit Exact, AFAS of Twinfield en missen het registratie-eerst-werkpatroon — vooral controllers die nu handmatig accruals boeken.
CFO’s & directeuren
Die op cijfers willen sturen die kloppen, niet op cijfers die toevallig al door de goedkeurroute zijn.
Microsoft Dynamics-partners
Die hun BC-implementaties willen verrijken met een functionaliteit waar veel Nederlandse klanten om vragen — kant-en-klaar via AppSource, geen maatwerk.
Veelgestelde vragen over Posted Invoice Approval
Klik op een vraag om het antwoord te zien.
Hulp nodig om controle te houden op je geboekte inkoopfacturen in Business Central?
Gertjan Lijmbach
085 – 8200802
info@bluace.nl
