Verplichte e-facturatie in 2026: voorkom boetes en win efficiëntie

Vanaf 1 januari 2026 geldt in België een nieuwe verplichting voor veel bedrijven: alle facturen tussen btw-plichtige ondernemingen (B2B) moeten elektronisch (gestructureerd) worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Wie niet op tijd klaar is, riskeert boetes tot wel € 5.000. Maar wie slim inspeelt op de verandering, kan juist profiteren van meer efficiëntie, minder fouten en een professionelere administratie.

Wat betekent dit voor Nederlandse bedrijven die naar België factureren?

Nederlandse bedrijven die naar Belgische klanten factureren moeten vanaf 2026 Peppol-facturen kunnen versturen, omdat veel Belgische bedrijven alleen nog e-facturen via Peppol accepteren. Hoewel de wettelijke verplichting officieel voor Belgische bedrijven geldt, is het voor Nederlandse bedrijven essentieel om voorbereid te zijn om problemen in de keten te voorkomen.

Tip: door nu al Peppol-facturatie te implementeren, kun je sneller, foutloos en efficiënter factureren naar Belgische klanten, ook zonder dat er nog een Nederlandse wetgevingseis bestaat.

Wat betekent dit voor Belgische bedrijven die naar Nederland factureren?

Belgische bedrijven die facturen sturen naar Nederlandse klanten zijn officieel niet verplicht om via Peppol te factureren, zolang de Nederlandse klant geen specifieke e-facturatie-eis stelt. Toch kan het voor Belgische bedrijven nuttig zijn om Peppol te gebruiken bij Nederlandse klanten, omdat het:

• Fouten vermindert in de verwerking van facturen;
• Snellere betalingen en betere administratie mogelijk maakt;
• Koppeling met ERP/boekhoudsystemen vereenvoudigt.

Wat verandert er precies?

• Datum & scope: vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen in België elektronisch worden uitgewisseld. Papieren facturen of pdf’s via e-mail voldoen dan niet meer aan de wet.
• Format en netwerk: de Peppol-standaard wordt de norm: bedrijven moeten in elk geval Peppol-facturen kunnen ontvangen. Andere formaten of netwerken zijn alleen toegestaan als beide partijen dat afspreken.
• Btw-afronding: afronden per factuurlijn is niet langer toegestaan; de btw moet voortaan op het totaalbedrag van de factuur worden afgerond.

B2B en B2G: uitbreiding van bestaande verplichtingen

E-facturatie is niet nieuw. Voor facturatie aan overheden (B2G) is dit in Nederland al sinds 2017 verplicht. De nieuwe wet breidt deze verplichting nu uit naar transacties tussen ondernemingen (B2B). Dit betekent dat ieder bedrijf in België, groot of klein, elektronische facturen moet kunnen verzenden en ontvangen via een erkend netwerk zoals Peppol.

Uitzonderingen & vrijstellingen

De verplichting geldt voor btw-plichtige ondernemingen. Uitzonderingen zijn onder andere:

• B2C-transacties: facturen aan particulieren vallen buiten de regeling;
• Vrijgestelde ondernemingen: ondernemingen die volledig vrijgesteld zijn van btw, zoals bepaalde zorg-, onderwijs- of culturele instellingen;
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting: deze bedrijven zijn niet verplicht Peppol-facturen te verzenden of ontvangen.

Het blijft belangrijk om te controleren of jouw organisatie, klanten en leveranciers binnen de reikwijdte vallen.

Boetes & sancties

Wie niet voldoet aan de verplichte e-facturatie vanaf 2026 riskeert aanzienlijke sancties:

• Eerste overtreding: € 1.500;
• Tweede overtreding: € 3.000;
• Derde of latere overtredingen: € 5.000 per overtreding.

Tussen twee overtredingen geldt een gratieperiode van drie maanden, maar een waarschuwing vooraf is niet verplicht; de boete kan direct volgen.

Waarom nu actie ondernemen essentieel is

• Implementatie van e-facturatie vergt tijd: software-aanpassing, training van medewerkers en afstemming met partners;
• Leveranciers krijgen veel aanvragen: hoe eerder je start, hoe soepeler het traject;
• Voordelen van e-facturatie: sneller factureren, minder fouten, lagere administratieve lasten en betere cashflow/rapportage.

Hoe Bluace kan helpen

Bij Bluace begrijpen we dat deze overgang niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een kans om je financiële processen te optimaliseren. Onze oplossingen sluiten naadloos aan op de nieuwe eisen.

• Voldoen aan de wettelijke verplichting (Peppol, gestructureerde facturen, juiste afronding etc.): wij leveren e-facturatie-platformen en modules die volledig Peppol-compatibel zijn en automatisch zorgen dat facturen correct worden opgesteld, verzonden én ontvangen.
• Integratie met bestaande boekhouding/ERP: Bluace koppelt moeiteloos met de meest gebruikte boekhoud-/ERP-systemen, zodat je geen dubbele handelingen hebt en alles automatisch verwerkt wordt.
• Transitie & training: onze consultants begeleiden je stapt voor stap bij analyse, implementatie en opleiding van medewerkers, zodat iedereen vertrouwd is met het nieuwe proces.
• Risicobeheersing en audits: volledige transparantie met logboeken, audit-trail en realtime statusrapporten via onze dashboards.

Wat je nu kunt doen: stappenplan

1. Inventarisatie: breng je huidige facturatieproces in kaart: welke software gebruik je, hoe worden facturen verstuurd en kunnen jouw klanten Peppol-facturen ontvangen?
2. Kies het juiste platform: vergelijk aanbieders op Peppol-ondersteuning, integratie, gebruiksgemak en support. Let ook op toekomstige uitbreidingsmogelijkheden.
3. Implementatie & testen: test met een paar facturen, zowel intern als extern. Controleer formaat, velden, afronding en ontvangstbevestiging.
4. Communiceer met partners: informeer klanten en leveranciers tijdig over de overstap en de techniek die je gaat gebruiken.
5. Blijf optimaliseren: E-facturatie is geen “set & forget”. Monitor processen, verbeter waar nodig en gebruik dashboards & rapportages voor inzicht.

De kans achter de verplichte e-facturatie vanaf 2026

De verplichting tot e-facturatie vanaf 2026 in België is onomkeerbaar, maar biedt een kans om je administratie slimmer, sneller en veiliger te maken. Wie nu actie onderneemt, voorkomt boetes en bespaart tijd en kosten op de lange termijn.