3 voordelen van onze naadloze Outlook integratie

Wist u dat onze oplossing is voorzien van een naadloze integratie met Outlook? Hierdoor beheert u direct vanuit uw mailbox eenvoudig bedrijfsinteracties met klanten en leveranciers. Deze Outlook-invoegtoepassing is standaard in onze software inbegrepen en brengt verschillende voordelen met zich mee. We leggen het graag uit en willen u laten zien hoe de Outlook integratie werkt.

1. Eenvoudig inzicht in klantgegevens

Als u met onze oplossing werkt en een mail binnen krijgt in uw Outlook omgeving, heeft u de mogelijkheid om rechtstreeks in Outlook de Business Central omgeving te openen. De omgeving herkent de bestaande klant en klantkaart en vanuit het dashboard heeft u gelijk alle informatie bij de hand. U bent in staat om de volledige verkoophistorie te bekijken of te zoeken naar details in specifieke documenten. Is de e-mail afkomstig van een nieuwe klant of leverancier die nog niet in uw systeem is verwerkt? Ook dan kunt u de nieuwe klant eenvoudig toevoegen in Business Central zonder de Outlook omgeving te verlaten.

2. Direct facturen en offertes aanmaken

Krijgt u een mail binnen van een klant met een nieuwe bestelling? Vanuit de invoegtoepassing heeft u ook de mogelijkheid om direct een verkoopofferte te maken en deze te verzenden naar de klant vanuit het dashboard in de Outlook omgeving. Business Central maakt van de ingevulde gegevens een offerte in PDF-bestand en koppelt deze aan het bericht dat u opstelt. Als u een e-mail krijgt van een leverancier werkt de toepassing op dezelfde manier om inkoopfacturen te verwerken.

Het is ook mogelijk om de toepassing te openen in een aparte pagina als u wat meer opties nodig heeft dan in de invoegtoepassing mogelijk is. U werkt nog steeds in de Outlook omgeving, maar met wat meer ruimte. Dit is handig wanneer u regels in een factuur moet invullen of wijzigen. Wijzigingen die u maakt in het aparte venster worden automatisch opgeslagen en vernieuwd in de invoegtoepassing in Outlook.

Als u factureerbare afspraken direct in de Outlook-agenda registreert, heeft u ook de mogelijkheid om een factuur voor de klant aan te maken op basis van het agenda-item. Door de afspraak te openen en de invoegtoepassing te starten, zoekt het systeem bestaande gegevens op en kunt u direct een factuur of verkoopdocument aanmaken.

3. Gemakkelijk documenten opzoeken

Een ander belangrijk voordeel van de Outlook integratie is dat u via de invoegtoepassing direct documenten kan opzoeken en bekijken die in een (binnenkomende) mail worden genoemd. De omgeving scant en herkent de tekst en koppelt bestaande documenten, waardoor u deze via de invoegtoepassing direct kan openen en bekijken vanuit uw Outlook omgeving. Vervolgens bent u in staat om direct acties of gegevens te wijzigen en uit te voeren, zoals u gewend bent in de Business Central omgeving.