Tips voor een succesvolle ERP-implementatie op afstand

We leven in een tijd waarin uw bedrijf wellicht wordt gedwongen om activiteiten te vertragen of te onderbreken. Maar het kan ook goed zijn dat de vraag naar uw product of dienst groter is dan voorheen. Het is een belangrijke zaak om goed zicht te houden op lopende projecten, planning en werkzaamheden.

De huidige tijd dwingt u om na te denken. Wat is de status van mijn huidige automatisering? Zijn mijn bedrijfsprocessen efficiënt ingericht? Is mijn business model nog steeds actueel en op de toekomst voorbereid? Is mijn organisatie competitief? Het zijn vragen waar u momenteel waarschijnlijk mee te maken heeft. Dit terwijl we allemaal extra oog hebben voor onze familie en vrienden en dit moeten combineren met zoveel mogelijk werken op afstand. De digitale transitie komt in deze periode versnelt op ons af. Dit geeft nieuwe inzichten en daarbij ook zeker nieuwe kansen.

Wellicht had u gepland om dit jaar uw ERP-systeem te implementeren, efficiënter in te richten of te vervangen en vraagt u uzelf af of dit project nu wel haalbaar is. Is dit wel het juiste moment om een complexe interne verandering te ondernemen? Is het überhaupt wel mogelijk om een ERP-software implementatie op afstand te voltooien? En zo ja, hoe?

Wat u misschien niet weet is dat het grootste deel van de implementatie normaal ook al op afstand gebeurde. Met onze op cloud gebaseerde oplossing, zijn processen eenvoudig in te richten en aan te passen. Hierdoor begeleiden we bedrijven nu met een succesvol, volledig op afstand in te richten Microsoft Dynamics platform. Dit zijn onmisbare tips als uw bedrijf op korte termijn een ERP-systeem wil implementeren en u uw organisatie wil voorbereiden op deze digitale transitie.

1. Ken de krachten van uw team

Elk bedrijf is anders en alleen u en uw team kunnen bepalen of nu het juiste moment is om een ERP-software te implementeren. Natuurlijk vereist een ERP implementatie een investering van geld, tijd en middelen. Maar als het goed gedaan wordt, stroomlijnt het al uw activiteiten. Van offerte en orderverwerking, met daarbij een snellere product of dienst aanbod, tot een efficiënt voorraadbeheer, verzending, installatie en service en preventieve onderhoudscontracten. Dit wordt nog eens aangevuld met een goed ingerichte financiële administratie en BI rapportages, die trends en belangrijke stuurinformatie geven, zodat u de juiste keuzes kunt maken.

Voordat u besluit om verder te gaan met een ERP implementatie, moet u er zeker van zijn dat u weet wat de krachten van uw team zijn. Wat is de capaciteit van uw team om aanvullende taken op zich te nemen? Wie leidt het project? Sommige bedrijven merken dat veel mensen meer tijd beschikbaar hebben voor projecten, aangezien grote delen van hun team vanuit huis werken. Als u nu een ERP implementatie doet, zorgt u ervoor dat uw bedrijf goed gepositioneerd is voor groei wanneer de wereld uiteindelijk terugkeert naar het normale werkleven.

2. Omarm de huidige technologie

Hoewel we altijd een groot deel van de implementatie op afstand uitvoeren, stuurden we tot voor kort nog steeds consultants naar de locatie van de klant voor cruciale implementatie evenementen: de start van het project, de training en de live-gang. Door de huidige crisis voeren we het hele proces nu op afstand uit met tools zoals Microsoft Teams. Dit bracht een paar onverwachte voordelen met zich mee.

De start van het project

Eerder stuurden we onze consultants twee tot vier werkdagen naar uw vestiging. Dagelijks waren er vergaderingen met al uw belangrijke teamleden. Het doel hiervan is om knelpunten in kaart te brengen. Nu reserveren we korte sessies met de key-user van elk functioneel gebied, zoals magazijn, inkoop, verkoop, financieel en service afdeling. Doordat we op een efficiëntere manier gebruik maken van tijd, leidt het tot meer gerichte en productieve gesprekken.

De training

Normaal gesproken werden uw medewerkers geholpen met het inrichten van het nieuwe systeem en worden ze gericht getraind door onze consultants op uw locatie. Nu plannen we hiervoor slechts een dagdeel en gebruiken we Microsoft Teams om uw medewerkers te helpen met de inrichting van de nieuwe oplossing. Er is nog steeds ruimte om feedback te geven en problemen op te lossen. We hebben ontdekt dat dit proces in deze virtuele omgeving net zo effectief is als op locatie.

De live-gang

Voorheen stuurden we onze consultants naar uw locatie om u te ondersteunen bij de conversie naar de nieuwe software en deze live te gebruiken. Momenteel zijn onze teamleden altijd bereikbaar via de ondersteuningshotline. Al uw vragen of bespreekpunten kunt u op elk moment delen en bespreken. Daarbij plannen we meetings van 15 minuten met elke key-user van elk functioneel gebied om alles te checken en problemen aan te pakken. Zowel de hotline als de stand-up meetings zijn enorm efficiënt, mede dankzij onze jarenlange ervaring. De digitale manier van werken helpt ons problemen te prioriteren en gefocust te blijven op algemene go-live doelen.

Een ERP-implementatie is een grote onderneming voor uw hele team, maar het is een waardevolle investering als het goed wordt uitgevoerd. Met het juiste gebruik van de huidige technologie en het doorzettingsvermogen van uw team, kunt u moeiteloos een snelle en succesvolle ERP-lancering op afstand realiseren.