Snel en eenvoudig facturen sturen en ontvangen dankzij e-factureren

Maakt u nog gebruik van facturen in PDF of misschien zelfs op papier? Steeds meer bedrijven stappen over naar elektronisch factureren. Ook voor MKB-bedrijven zijn er voldoende voordelen. We leggen u graag uit wat e-factureren is en welke voordelen u eruit kan halen.

Wat is e-factureren?

Als uw bedrijf gebruikt maakt van elektronisch factureren, betekent het dat u e-facturen (geen pdf) stuurt waarbij de vereiste gegevens altijd op een vaste plek staan met een eigen codering. Hierdoor is het mogelijk om een e-factuur automatisch te verwerken, waardoor overbodig handmatig administratiewerk verleden tijd is. Facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden. Vervolgens wordt de factuur bij de ontvanger automatisch verwerkt en betaalbaar gesteld. Steeds meer bedrijven maken gebruik van elektronisch factureren en de Rijksoverheid accepteert zelfs enkel nog e-facturen sinds april 2019.

Wat is UBL en XML?

Steeds vaker wordt er gesproken over een UBL-factuur. Universal Business Language is een standaard formaat voor elektronische facturen. Het een XML-bestand die speciaal is bedacht voor facturen. Dankzij een UBL-factuur is het mogelijk om alle vereiste factuurdata van het ene naar het andere boekhoudpakket te sturen. Zo wordt de factuur direct ingelezen door onze service en onderhoud software, zonder dat u hiervoor nog handmatig werk moet verrichten. Maker en ontvanger kunnen ook met elkaar communiceren indien ze werken met twee verschillende systemen.

De voordelen van elektronisch factureren

• Eenvoudige en snelle verwerking
  Facturen worden automatisch aangemaakt en sneller verwerkt, zonder dat er een menselijke handeling aan te pas hoeft te komen.
• Goedkoper
  Handmatige werkzaamheden verdwijnen, waardoor u kosten bespaart op de arbeidskosten. De Europese Commissie schat de jaarlijkse besparing van e-facturatie voor bedrijven in Nederland op ongeveer 8 miljard euro.
• Snellere betaling van uw facturen
  Indien u gebruikt maakt van elektronische facturatie worden uw e-facturen in gemiddeld drie dagen betaald. Voor niet elektronische facturen ligt het gemiddelde op 16 dagen.
• Inzicht en transparantie
  Doordat al uw inkomende en uitgaande facturen automatisch verwerkt worden, is uw systeem altijd up-to-date. Daarnaast heeft u meer inzicht in uw administratie doordat vertraagde betalingen verleden tijd zijn.
• Minder foutgevoelig
  Dankzij het automatische systeem worden alle velden van een factuur herkent en worden dubbele of foute facturen sneller opgespoord.