Hoe u periodieke facturatie zo efficiënt mogelijk maakt

Of uw organisatie nou werkt met abonnementen, contracten of licenties: in alle gevallen is het zo dat u te maken heeft met periodieke facturatie. Het afhandelen hiervan is over het algemeen vrij saai werk en daarnaast ook extreem foutgevoelig. En als de periodieke facturatie niet loopt, zorgt het ook nog eens voor een verslechterde cashflow. We geven u graag tips om periodieke facturatie zo simpel en efficiënt mogelijk te maken.

Ga voor een vast prijsmodel voor alle klanten

Zeker voor organisaties met een hoog klantvriendelijkheidsgehalte is het vaak heel verleidelijk om per klant een prijsafspraak te maken en verschillende prijzen vast te leggen. Het is alleen wel zo dat uw eigen organisatiebelangen hieronder lijden en u het beheer onnodig complex maakt. Kies daarom voor een vast prijsmodel in plaats van voor allemaal verschillende prijzen. Mocht het voorkomen dat u voor een bepaalde klant een betere prijs wilt aanbieden is het beter om een korting te geven. Tevens maakt dit de indexering ook vele malen eenvoudiger.

Maak een bewuste keuze over uw prijsperiode

Meestal is het organisatieafhankelijk of u per maand, kwartaal of per jaar factureert. Daarbij kan het zo zijn dat elk type contract of type klant een andere periode wenst. Het is belangrijk dat u hierover niet alleen commercieel, maar ook financieel nadenkt. Jaarcontracten zorgen bijvoorbeeld voor een grotere cashflow, maar het nadeel is wel dat opbrengsten vervolgens over het hele jaar verdeeld moeten worden en dit ook de nodige werkzaamheden voor de financiële afdeling met zich meebrengt. Daarnaast zorgen maandcontracten weer voor een maandelijkse facturatie en een beheer van debiteuren, waarbij het verstandig is om gebruik te maken van automatische incasso’s.

Denk bewust na over de startdatum

Het is misschien niet het eerste waar u aan denkt, maar het is aan te raden om bewust na te denken over de startdatum van een contract. Mag zo’n contract bijvoorbeeld ook halverwege het jaar starten? Of is er een vast moment dat alle contracten opnieuw verlengd worden, ondanks dat deze eerder gestart zijn? Ook hier geldt dat flexibiliteit klantvriendelijk overkomt, maar wel weer zorgen meer administratief werk. Wanneer zijn welke contracten immers aan de beurt voor facturatie? En zijn alle facturen wel de deur uit? Een vast en voorspelbaar moment voor verlenging is voor de eenvoudigheid dus eigenlijk meer dan wenselijk.

Bepaal hoe u gaat indexeren

Verder is het ook niet onbelangrijk om een bewuste keuze te maken over hoe u gaat indexeren. Gaat u werken met een percentage van de prijs? Of heeft u een vaste prijslijst voor de periodieke elementen die u verkoopt? Aangezien de indexering vaak gelijkloopt met de contractperiode is het ook hier weer van belang om deze zo uniform mogelijk in te richten, zodat het borgen van contracten niet onnodig complex wordt gemaakt.

Zorg voor inzicht in de winstgevendheid

Het klinkt misschien heel logisch, maar zorg te allen tijde dat er inzicht is in de winstgevendheid. Dit is alleen compleet als de kosten van de contracten worden gekoppeld aan de opbrengsten hiervan. Koppel daarom alle werkzaamheden en ingekochte zaken aan het type contract. En zoals u hopelijk inmiddels heeft begrepen is het over het algemeen zo dat uniformiteit en standaardisatie ervoor zorgt dat u deze contracten goedkoper en eenvoudiger kunt aanbieden, wat de winstgevendheid automatisch ook ten goede komt.