Automatische inkoopfactuurverwerking met een scan en herken software

Als organisatie heeft u ongetwijfeld regelmatig te maken met het verwerken van inkomende facturen. Het handmatig invoeren van (inkoop) facturen is een tijdrovende klus, wat ook nog eens foutgevoelig is. Als u het kritisch bekijkt, omvat deze klus vaak enkel het overtypen van cijfers. Een scan en herken software biedt hiervoor een eenvoudige uitweg. We leggen u graag uit hoe het werkt.

Hoe werkt het automatisch scannen van inkoopfacturen?

In onze oplossing heeft u de mogelijkheid om het invoeren van facturen te automatiseren via automatische inkoopfactuurverwerking. Dit houdt in dat de mailboxen waarin facturen binnenkomen, worden gekoppeld aan uw Business Central omgeving. De scan en herken software download en scant automatisch de inkoopfactuur door middel van OCR en herkent welke velden van de factuur relevant zijn, zoals leveranciersgegevens, artikelen, hoeveelheden en het bedrag in- en exclusief BTW. Ook papieren facturen scant u in en worden vervolgens op dezelfde manier verwerkt.

Om ervoor te zorgen dat het systeem de juiste velden van de factuur verwerkt, maakt u per verkoper een template aan. In eerste instantie doet het systeem een voorstel met relevante gegevens. Daarnaast bent u zelf in staat om aan te geven welke gegevens van de factuur overgenomen dienen te worden, zodat alle relevante velden verwerkt worden die u relevant vindt. Business Central onthoudt uw aanpassingen per verkoper, zodat u voor de volgende factuur geen handmatig werk hoeft te verrichten en dit voortaan automatisch opgeslagen wordt.

Vervolgens kan het goedkeuren van facturen direct gedaan worden vanuit de Business Central omgeving door iedere medewerker die hiervoor bevoegd is, ook als zij geen toegang hebben tot de inbox waarin deze facturen binnenkomen. Doordat het systeem de inkoopfactuur verwerkt en opslaat in Business Central, is de factuur vanuit iedere browser te raadplegen. Medewerkers kunnen inkoopfacturen zo gemakkelijk accepteren, afwijzen, doorsturen naar een collega en opmerkingen of andere relevante documenten toevoegen.

Extra controle dankzij 3-way matching

Om te voorkomen dat onjuiste facturen of facturen van niet geleverde producten wel betaald worden, wordt elke factuur volgens een ‘3-way authentication’ geverifieerd. Hiervoor gebruikt de software drie verschillende bestanden:

• Inkooporders
• Pakbonnen/ontvangsten
• Inkoopfacturen

Het systeem controleert automatisch of de originele inkoopofferte matcht met hetgeen wat daadwerkelijk geleverd is en vervolgens of dat overeenkomt met de inkomende factuur. Indien gegevens niet overeenkomt krijgt u als medewerker een melding van het systeem, waardoor u in staat bent om het probleem op te lossen, voordat de inkoopfactuur wordt betaald. Zo voorkomt u dat er niet teveel betaald wordt voor onjuiste facturen. Naast veiligheid biedt de 3-way matching tijdsbesparing, aangezien het niet meer nodig is om een extra (handmatige) controle uit te voeren voor de inkomende facturen. Tot slot voldoet u hierdoor gelijk aan de laatste regelgeving voor financiële audits.

Bekijk de korte inkoopfactuurverwerking demo

In onderstaande video laten we u graag het gemak zien van automatische inkoopfactuurverwerking en hoe dit in zijn werk gaat. Bekijk de voordelen van het scannen van inkoopfacturen en hoe simpel de oplossing is in gebruik.