Veenhuizen
Van koeltechniek tot totaalinstallateur
Wat begon als een koeltechnisch servicebedrijf is in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een veelzijdige organisatie met meerdere disciplines binnen de installatiebranche. Veenhuizen bedient onder andere de horeca, retail en foodservice en is actief in koeltechniek, keukentechniek, bakkerijtechniek, en vendingapparatuur, waaronder de bekende frisdrankmachines van Coca-Cola. Met zo’n honderd medewerkers, waarvan het merendeel in de buitendienst, levert Veenhuizen service aan een breed scala aan klanten door heel Nederland. “Je komt zelden een horeca- of retailzaak tegen waar geen apparaat staat dat door Veenhuizen geserviced wordt,” aldus Rob Uitenhoven, Applicatie/IT beheerder bij Veenhuizen.
Wat was de uitdaging van Veenhuizen?
Veenhuizen werkte jarenlang met een verouderd ERP-systeem en een apart systeem voor de buitendienst. Beide systemen draaiden al meer dan tien jaar, maar raakten steeds meer achterhaald. Vooral de koppeling tussen beide pakketten liet te wensen over. Bovendien had Veenhuizen te maken met veel klantafhankelijk maatwerk, zoals prijsafspraken, waardoor verdere optimalisatie lastig werd.
Hoe is Veenhuizen bij Bluace terechtgekomen?
“We waren in eerste instantie op zoek naar een nieuw field service-pakket,” vertelt Rob. “Via Sigmax kwamen we bij Bluace terecht. Toen werd al snel duidelijk dat we eigenlijk een volledige vernieuwing van ons ERP-systeem nodig hadden.” Een belangrijk obstakel was de grote hoeveelheid maatwerk binnen de organisatie. Bluace’s motto ‘innovatie door standaardisatie’ stond haaks op hoe Veenhuizen jarenlang had gewerkt.
“Na de demo wisten we het zeker: dit moeten we gewoon gaan doen.”
Wat gaf de doorslag om voor Bluace te kiezen?
Tijdens het selectietraject kregen we een uitgebreide demo te zien van de oplossing van Bluace. Die zag er direct veelbelovend uit en sloot goed aan bij wat wij zochten. Een belangrijk pluspunt was de keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als basis. Microsoft is een grote, betrouwbare speler in de markt en voor veel van onze medewerkers voelt die omgeving vertrouwd aan, zeker omdat we al dagelijks met Microsoft-producten zoals Outlook werken.
Binnen Veenhuizen hebben we te maken met gebruikers die niet altijd staan te springen om veranderingen. Daarom wilden we een systeem dat gebruiksvriendelijk en herkenbaar is. Andere aanbieders kwamen met oplossingen die te complex en te zwaar aanvoelden voor onze organisatie. Bluace bood juist een duidelijke en praktische aanpak. Het totaalplaatje voelde goed, en dat gaf uiteindelijk de doorslag.
“De samenwerking met het team van Bluace was heel prettig. Veel kennis in huis, korte lijnen en altijd bereid om te helpen.”
Hoe is het proces met Bluace verlopen?
Het traject met Bluace begon zorgvuldig en gestructureerd. In de voorbereidende fase zijn we samen gestart met uitgebreide brown paper-sessies om onze processen en knelpunten in kaart te brengen. Deze sessies waren waardevol: Bluace daagde ons uit om kritisch naar onze werkwijze te kijken en hielp ons op weg naar meer standaardisatie. Dat vergde een verandering in mindset, maar legde een sterke basis voor verdere optimalisatie.
De implementatie zelf bracht, zoals bij veel complexe trajecten, de nodige uitdagingen met zich mee. Niet alles verliep vlekkeloos: de overgang naar nieuwe werkprocessen vroeg meer van onze organisatie dan vooraf gedacht. Ook intern waren er struikelblokken, zoals beperkte tijd en capaciteit om key users voldoende te laten testen. Hierdoor verliep de livegang intensiever dan gehoopt.
Toch bleef Bluace gedurende het hele proces betrokken, deskundig en oplossingsgericht. De samenwerking heeft geleid tot een stevige basis voor de toekomst, en waardevolle inzichten in hoe processen efficiënter ingericht kunnen worden.
“Business Central voelde meteen vertrouwd. Het is van Microsoft, en dat werkt drempelverlagend voor gebruikers.”
De oplossing: Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sigmax en Ortec
In samenwerking met Bluace koos Veenhuizen voor een totaaloplossing die bestond uit:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-systeem;
- Sigmax voor de buitendienstapplicatie;
- Ortec voor geavanceerde planningsfunctionaliteit.
De keuze viel op deze oplossing vanwege de integratie tussen de verschillende systemen en omdat Microsoft-software al vertrouwd terrein was voor de gebruikers.
Wat heeft de oplossing Veenhuizen tot nu toe opgeleverd?
De samenwerking met Bluace heeft Veenhuizen geholpen om meer overzicht, uniformiteit en efficiëntie in het werkproces te realiseren. Waar voorheen meerdere losse systemen werden gebruikt, werkt de hele organisatie nu in één centrale omgeving. Alle afdelingen hebben toegang tot dezelfde gegevens, zoals contracten en objectinformatie, wat de samenwerking en datakwaliteit sterk ten goede komt.
Ook de planners profiteren van verbeteringen. Dankzij het visuele planbord van Ortec is er nu inzicht in reistijden en routeoptimalisaties, iets wat in de vorige situatie ontbrak. Hoewel automatische planning nog niet volledig is gerealiseerd door de complexiteit van de organisatie en de masterdata, zijn de eerste optimalisaties zichtbaar.
Daarnaast is de acceptatie onder gebruikers gegroeid. Waar er in het begin sprake was van weerstand, ervaren veel medewerkers inmiddels de voordelen van de nieuwe werkwijze. Het systeem voelt inmiddels vertrouwd aan – en terug willen? Dat wil eigenlijk niemand meer.
Heeft u interesse in een soortgelijk proces voor uw bedrijf?
Wij laten de mogelijkheden van onze service en onderhoud software graag aan u zien. Neem vrijblijvend contact met ons op.