Administratie op objectniveau
Alle benodigde en cruciale informatie in één overzicht
Bij velen is Microsoft bekend van al haar diverse programma’s en producten die dagelijks en wereldwijd, zowel particulier als zakelijk, in grote aantallen gebruikt worden. Speciaal voor de zakelijke markt heeft Microsoft het gehele Dynamics 365 platform ontwikkeld. Deze cloud-based software oplossingen ondersteunen bedrijven dagelijks bij vele verschillende bedrijfsprocessen en werkzaamheden. Ook voor servicebedrijven is deze alles-in-een Microsoft software zeer geschikt. En doordat de Microsoft software erg flexibel en schaalbaar is, kiest u zelf welke (extra) functionaliteiten en applicaties u wel of niet nodig heeft voor uw servicebedrijf. Ook na implementatie zet u de extra functionaliteiten gemakkelijk aan of uit.
Wesley Intveld
Planning
Maak zo optimaal mogelijk gebruik van uw maximale capaciteit
Buitendienst app
Efficiënt en uniform werken op iedere locatie
Klantenservice
Portaal incl. klantvriendelijke zelfservice-mogelijkheden
Financiële afhandeling
Sneller, correcter én eenvoudiger factureren
Leg alle informatie vast op objectniveau
Zowel servicebedrijven als onderhoudsbedrijven hebben bijna iedere dag te maken met het installeren en onderhouden van objecten. Met deze objecten bedoelen we technische installaties in de breedste zin van het woord. Zo’n object kan bijvoorbeeld een warmtepomp of ketel zijn, maar ook een koelvitrine, oven of andere grote complexe installaties. Vrijwel alle service- en onderhoudsbedrijven hebben dagelijks met allerlei informatie van deze technische objecten te maken. Met de Microsoft software voor servicebedrijven legt u al deze informatie vast op één centrale plek. Daarbij administreert u op objectniveau en niet langer op de eigenaar of locatie van het desbetreffende object. Het resultaat hiervan is dat u op elk moment een duidelijk overzicht alle benodigde informatie van het object kunt inzien. Indien het zo is dat na verloop van tijd de eigenaar van het object verandert, verandert u in de software enkel de eigenaar. Deze verandering heeft voor alle overige administratie over het object geen gevolgen en deze blijft verder volledig intact. Welke informatie uw servicebedrijf wilt vastleggen over iedere installatie heeft u in de Microsoft software overigens zelf in de hand. Veel voorkomende gegevens zijn bijvoorbeeld:
- Onderhoudscontacten
- Onderhoudshistorie
- Normverbruik
- Locatie
- Eigenaar
Maak optimaal gebruik van uw capaciteit in de planningsmodule
Voor servicebedrijven is het plannen van uw afspraken en buitendienst medewerkers één van de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden. Uiteraard wilt u de capaciteit van uw service- of onderhoudsbedrijf zo optimaal mogelijk inzetten. Om dit te waarborgen heeft de Microsoft software voor servicebedrijven een integratie met verschillende resource planning modules. Eén van de mogelijkheden is bijvoorbeeld om uw buitendienst medewerkers en afspraken te grafisch te plannen met een gebruikersvriendelijke Drag & Drop functie, wat tevens het toewijzen van opdrachten en klussen aan uw monteurs overzichtelijk en eenvoudig maakt. Resultaat is ook dat de werkvoorbereider duidelijk inzicht heeft in de beschikbare capaciteit als er bijvoorbeeld een spoedopdracht ingepland moet worden. Deze planningsmodule van de Microsoft software houdt ook rekening met de onderdelen die aanwezig zijn in de servicebus van uw monteurs. Hierdoor wijst u alleen een opdracht toe aan een monteur die ook de benodigde onderdelen daadwerkelijk bij zich heeft voor de uit te voeren klus.
Service- of onderhoudsbedrijven met een meer complex planning hebben ook de mogelijkheid om geoptimaliseerd en geautomatiseerd te plannen. Deze geautomatiseerde planningsmodule berekent steeds opnieuw wat de meest optimale planning voor de dag is. Daarbij houdt de software rekening met alle medewerkers in de buitendienst, beschikbare tijd, locatie van de opdracht, reistijd en benodigde onderdelen en materialen. Doordat de Microsoft software deze cruciale taak overneemt, focussen de werkvoorbereiders van uw servicebedrijf zich op de spoedklussen en eventuele uitzonderingsgevallen.
Voordelen van de Microsoft software voor uw servicebedrijf
Werk efficiënt en uniform op locatie met de buitendienst app
Voor de buitendienst van uw servicebedrijf komt de Microsoft software inclusief buitendienst applicatie. Hierdoor zijn uw binnen- en buitendienst naadloos met elkaar verbonden via hun smartphone of tablet. Nieuwe opdrachten worden direct naar het device van uw monteurs gestuurd, waardoor ze direct vanuit huis naar de locatie van de klus vertrekken, zonder dat ze daarvoor eerst langs kantoor moeten. Eenmaal aangekomen op de locatie hebben monteurs volledig inzicht in de opdracht en hebben ze ook de mogelijkheid om te bekijken welk onderhoud of welke reparatie er in het verleden is uitgevoerd.
Alle materialen die zij gebruiken en gewerkte uren leggen zij direct vast. Daarnaast zet de klant na afronding van de klus zijn of haar handtekening voor akkoord in de buitendienst applicatie van uw monteur. Al deze informatie synchroniseert real-time in de Microsoft software voor servicebedrijven, waardoor andere afdelingen direct met deze informatie aan de slag gaan. In principe is het dus zo dat de financiële afdeling de correcte factuur met een druk op de knop verstuurt naar uw klant op het moment dat uw monteur daar de straat uitrijdt. Mocht het overigens zo zijn dat een opdracht uitloopt of dat er een spoedopdracht tussendoor komt spelen uw planners hier direct op in. Waar nodig maken zij eenvoudig wijzigingen in de planning en uiteraard zijn al deze wijzigingen direct zichtbaar voor uw monteurs op hun device.
Dit is het verhaal van servicebedrijf ESNW
Door de jaren heen hebben we bij Bluace al verschillende organisaties geholpen met de Microsoft software voor servicebedrijven. Zo zijn we samen met ESNW steeds weer bezig met het verder optimaliseren van de werkprocessen. Steds weer kijken we waar er nog verder geautomatiseerd kan worden. Dankzij deze Microsoft software heeft ESNW al een grote stap gezet. Dagelijks wordt er zo efficiënt en optimaal mogelijk gepland. Daarnaast worden ze inmiddels bevoorraad zonder de tussenkomst van medewerkers.
Bied uitstekende klantenservice aan uw klanten
Bijna iedere organisatie heeft de afgelopen jaren gemerkt dat klanten steeds veeleisender worden. Ook als het gaat om klantenservice willen klanten het liefst direct antwoord op hun vragen. Een dag of zelfs langer daarop wachten is eigenlijk geen optie meer. Om ervoor te zorgen dat u als servicebedrijf meegaat in deze verandering en voldoet aan de wensen van uw klanten heeft de Microsoft software voor servicebedrijven een klantportaal. Dit klantportaal heeft ook klantvriendelijke zelfservice-mogelijkheden, waardoor klanten antwoorden op veelgestelde vragen gemakkelijk vinden op een FAQ-pagina. Daarnaast kunnen ze zelf hun afspraken in via de portal wanneer het voor hen uitkomt én op hun eigen tempo. Eén van de resultaten hiervan is dat uw klanten de bereikbaarheid van uw klantenservice een hoger cijfer geven. Het klantportaal kent overigens echt niet alleen maar voordelen voor uw klanten, maar ook voor uw organisatie. Klantenservicemedewerkers zijn bijvoorbeeld minder tijd kwijt om problemen op te lossen. Daarnaast gebruikt u alle data over uw klanten die wordt verzameld door het klantportaal om nog verder te optimaliseren, leert u uw klanten beter kennen en voldoet u zo nog beter aan de wensen.
Verstuur snel en foutloos facturen naar uw klant
De laatste, maar zeker niet minst belangrijke functionaliteit van de Microsoft software voor servicebedrijven die we graag uitlichten zijn de functies rondom de financiële afhandeling. Het valt ons op dat nog vrij regelmatig service- en onderhoudsbedrijven de financiële afhandeling volledig handmatig uitvoeren. Dit terwijl dit enorm foutgevoelig is en daarnaast ook nog eens veel tijd kost. En als uw buitendienst medewerkers eens in de zoveel dagen papieren werkbonnen langsbrengen op kantoor is de kans aanzienlijk dat er eens een papieren werkbon kwijtraakt. Hierdoor klopt uw factuur sowieso niet meer en kan de winstgevendheid van de opdracht op wel eens op het spel komen te staan. Zoals we eerder al schreven heeft de Microsoft software voor servicebedrijven een buitendienst applicatie, waarin werkbonnen op locatie altijd digitaal worden ingevuld. Alle benodigde informatie voor de factuur zoals verbruikte onderdelen, gewerkte uren, reistijd en de handtekening voor akkoord worden real-time geüpdatet en opgeslagen in de software. Deze informatie is dus direct beschikbaar voor de andere afdelingen. De financiële afdeling verstuurt met een simpele druk op de knop altijd de juiste factuur. Het resultaat van de Microsoft software is dus dat u sneller, correcter en eenvoudiger factureert aan uw klanten, waardoor tevens het te ontvangen geld in de meeste gevallen ook sneller op uw rekening staat.
Benieuwd hoe Microsoft software uw servicebedrijf kan optimaliseren?
Wesley Intveld
085 – 8200802
info@bluace.nl
