Administreren op objectniveau
Alle benodigde en cruciale informatie in één oogopslag
Microsoft is bij u vast al bekend van diverse programma’s en producten die wereldwijd in grote aantallen gebruikt worden. Voor bedrijven heeft Microsoft de gehele Dynamics 365 suite ontwikkeld en zorgen ze voor ondersteunende en cloud-based alles-in-een IT-oplossingen. Zo is de Microsoft software ook voor installatiebedrijven uitermate geschikt. Microsoft Dynamics 365 is een enorm flexibel en schaalbaar platform. Daarnaast is het zo dat, indien gewenst, extra functionaliteiten en applicaties eenvoudig geactiveerd of toegevoegd kunnen worden aan uw Dynamics omgeving, ook na implementatie.
Wesley Intveld
Informatie vastleggen op objectniveau
Als installatiebedrijf heeft u waarschijnlijk dagelijks te maken met het installeren en onderhouden van objecten. Objecten zijn voor ons technische installaties in de breedste zin van het woord, zoals warmtepompen, ketels, zonnepanelen of grote complexe technische installaties. We zien dat u als installatiebedrijf dagelijks te maken heeft met vele soorten informatie over deze objecten. Eén van de belangrijkste functionaliteiten van de Microsoft software voor installatiebedrijven is dat u administreert op objectniveau en niet langer op de eigenaar of locatie. Hierdoor ziet u in een oogopslag alle benodigde informatie over de desbetreffende installatie. En mocht het bijvoorbeeld zo zijn dat na verloop van tijd de installatie verandert van eigenaar, verandert u in het systeem enkel de eigenaar en blijft alle administratie over de installatie verder intact. Welke informatie u vastlegt op het object heeft u in de Microsoft Dynamics software zelf in de hand en is bijvoorbeeld:
- Locatie
- Eigenaar
- Onderhoudscontacten
- Onderhoudshistorie
- Normverbruik
Optimaal gebruik van uw capaciteit dankzij de planningsmodule
Als installatiebedrijf is het plannen van uw monteurs één van de belangrijkste zaken. Om ervoor te zorgen dat uw capaciteit zo optimaal mogelijk ingezet wordt komt de Microsoft software voor installatiebedrijven met verschillende planningsmodules. Zo heeft u de mogelijkheid om resources grafisch te plannen met een Drag & Drop functie, waardoor het slepen en toewijzen van klussen aan monteurs overzichtelijk en makkelijk wordt. Daarnaast heeft de werkvoorbereider een duidelijk overzicht in de beschikbare capaciteit bij het plannen van spoedklussen. En uiteraard houdt deze planningsmodule rekening met de onderdelen die een monteurs bij zich heeft, zodat er alleen toewijzing van een klus plaatsvindt aan een monteur die de benodigde onderdelen voor de bepaalde klus in zijn servicebus heeft.
Voor installatiebedrijven met een meer complexe planning heeft de Microsoft Dynamics software ook geoptimaliseerd en geautomatiseerd plannen. Deze geautomatiseerde planning berekent steeds weer de meest optimale planning en houdt daarbij rekening met de monteurs in de buitendienst, locatie van de werkzaamheden en reistijd, beschikbare tijd en benodigde materialen. Doordat de Microsoft software deze cruciale taak overneemt, kunnen de werkvoorbereiders zich volledig focussen op de uitzonderingsgevallen en spoedklussen.
Voordelen van de Microsoft software
Buitendienst applicatie voor efficiënt en uniform werken op locatie
Verder komt de Microsoft software voor uw installatiebedrijf inclusief buitendienst applicatie, waardoor binnendienst en buitendienst naadloos met elkaar zijn verbonden via hun smartphone of tablet. Monteurs krijgen de opdracht binnen op hun device en vertrekken direct vanuit huis naar de klant, zonder dat ze daarvoor eerst langs kantoor gaan. Op locatie hebben ze eenvoudig inzicht in de opdracht en zien ze daarnaast ook welk werk er eerder al is uitgevoerd. Verbruikte materialen en uren worden tevens geregistreerd en is direct terug te vinden in de Microsoft software voor installatiebedrijven voor andere afdelingen. En na afronding van de opdracht zet uw klant meteen zijn of haar handtekening, waardoor de financiële afdeling direct alle benodigde informatie heeft. De correcte factuur is met een druk op de knop verstuurd naar de klant. En loopt een klus uit of komt er een spoedopdracht tussendoor? Planners spelen hierop in en maken eenvoudig wijzigingen waar nodig. En al deze wijzigingen zijn uiteraard meteen zichtbaar voor monteurs op locatie.
Het verhaal van installatiebedrijf ESNW
Door de jaren heen hebben onze experts al verschillende installatiebedrijven geholpen met de Microsoft Dynamics 365 software. Zo zijn we samen met ESNW continu bezig met het verder optimaliseren van werkprocessen en kijken we steeds weer waar er verder geautomatiseerd kan worden. Dankzij de Microsoft software voor installatiebedrijven heeft ESNW een grote slag gemaakt met het efficiënt en optimaal plannen van resources en worden ze bevoorraad zonder de tussenkomst van medewerkers.
Uitstekende klantenservice inclusief zelfservice
Ook uw installatiebedrijf heeft vast gemerkt dat klanten de laatste jaren steeds veeleisender zijn geworden als het gaat om klantenservice. Klanten willen nu antwoord op hun vragen en hebben geen zin om daar een dag of langer op te wachten. Om ervoor te zorgen dat installatiebedrijven voldoen aan deze wensen van de klant heeft de Microsoft Dynamics software een klantportaal, inclusief zelfservicemogelijkheden. Zo vinden klanten antwoorden op veelgestelde vragen op een speciale FAQ-pagina, plannen ze zelf hun afspraken in de portal wanneer het voor hen uitkomt op hun eigen tempo en gaat ook de bereikbaarheid van uw klantenservice omhoog. Daarnaast is het zo dat alle data over uw klanten die voortkomt uit dit klantportaal u gebruikt om nog verder te optimaliseren, uw klant beter te leren kennen en zo nog beter te voldoen aan de wensen.
Snel en foutloos factureren
De laatste, maar zeker niet de minst belangrijke functionaliteit van Microsoft software voor installatiebedrijven is het snel en foutloos factureren. Nog vrij regelmatig zien we dat installatiebedrijven de facturatie volledig handmatig uitvoeren. Dit kost niet alleen veel tijd, maar is ook enorm foutgevoelig. En soms raken papieren werkbonnen zelfs verloren, waardoor de factuur sowieso niet meer klopt en de winstgevendheid van uw klus misschien wel op het spel komt te staan. Zoals eerder beschreven komt de Microsoft software inclusief Buitendienst applicatie, waardoor alle werkbonnen altijd digitaal worden ingevuld en alle benodigde informatie zoals verbruikte materialen, gewerkte uren, reistijd en handtekening van de klant voor akkoord meteen worden vastgelegd en opgeslagen. En omdat de Microsoft software een cloud-based software is, is deze informatie direct beschikbaar in de software voor andere afdelingen. Hierdoor verstuurt u de juiste factuur met een druk op de knop. Dankzij de Microsoft Dynamics software stuurt u sneller, correcter en eenvoudiger facturen naar al uw klanten, waardoor het te ontvangen bedrag meestal ook eerder op uw rekening staat.
Benieuwd hoe Microsoft software uw installatiebedrijf verder kan helpen?
Wesley Intveld
085 – 8200802
info@bluace.nl
