5 redenen waarom installatiebedrijven papierloos moeten werken

In oktober 2022 organiseerde we samen met ORTEC en Sigmax het event Field Service NEXT op het hoofdkantoor van Microsoft Nederland. Tijdens dit event vroegen we bezoekers of er binnen hun installatiebedrijf nog gebruik werd gemaakt van papier. Tot onze enige verbazing bleek het grootste deel nog gebruik te maken van papier tijdens werkprocessen. Dit terwijl papierloos werken vandaag de dag een aantal voordelen met zich meebrengt. We leggen het u graag uit.

1. Raak geen papieren werkbonnen meer kwijt

Eén van de belangrijkste voordelen van digitaal werken met een buitendienst applicatie is dat papieren werkbonnen niet langer meer kwijtraken. We zien regelmatig dat installatiebedrijven nog werken met papieren bonnen. Monteurs halen deze papieren werkbonnen op op kantoor, gaan daarmee naar de klant, schrijven met de hand op welke onderdelen en materialen er gebruikt zijn, laten deze aftekenen en komen dan vervolgens één of twee keer per week terug naar het kantoor om deze in te leveren. Deze papieren bonnen kunnen niet alleen kwijtraken, maar het handschrift kan ook verkeerd geïnterpreteerd worden of verkeerd worden ingevoerd door bijvoorbeeld een typefout. Daarnaast is het handmatig verwerken van deze bonnen enorm tijdrovend. Microsoft software voor installatiebedrijven inclusief mobiele applicatie voorkomt al deze problemen en scheelt zelfs ongeveer 4 uur administratie per monteur per week.

2. Documenten direct beschikbaar voor andere afdelingen en collega’s

Een ander voordeel van digitaal werken is dat de meeste software tegenwoordig volledig cloud-based zijn. Dat wil zeggen dat alle ingevoerde data real-time wordt gesynchroniseerd en ook direct beschikbaar is voor andere afdelingen en collega’s. Als we het voorbeeld van de zojuist besproken werkbon nemen betekent dat dat deze direct beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld de financiële afdeling. Daardoor kunt u in principe beginnen met de facturatie zodra de monteur bij de klant op locatie wegrijdt. En doordat dit proces hierdoor sneller gaat betekent dit dat u in de praktijk ook sneller betaald krijgt en uw geld dus eerder op uw rekening staat.

3. Maak uw bedrijf aantrekkelijker voor nieuw personeel

Digitaal werken met een cloud software heeft nog een ander voordeel en we merken regelmatig dat de meeste installatiebedrijven hier niet direct aan denken. Het is namelijk zo dat als u gebruikt maakt van moderne software in de cloud uw installatiebedrijf aantrekkelijker is voor nieuw personeel. Zeker de jongere generatie is al van jongs af aan gewend om dagelijks met dit soort moderne apparaten en systemen te werken. En in de huidige tijd met de enorme krapte op de arbeidsmarkt bij installatietechniek is dit uiterst belangrijk. Digitaal werken met behulp van moderne software binnen uw bedrijf zorgt er gewoon voor dat u een voorsprong heeft op alle installatiebedrijven die dit (nog) niet hebben.

4. Werk altijd en overal met de juiste gegevens

Het vierde voordeel van werken zonder papier is dat u altijd en overal met de juiste gegevens werkt. Omdat een cloud-based software real-time alle gegevens updatet komt het niet langer meer voor dat u bijvoorbeeld keuzes maakt op basis van oude gegevens. Of een factuur stuurt die niet meer klopt omdat er inmiddels al extra werk verricht is, terwijl de financiële afdeling daar (nog) niet van af wist. En overigens maakt het niet meer uit waar u werkt: op kantoor, thuis en onderweg werkt het systeem altijd hetzelfde via een device met internetverbinding.

5. Gebruik alle data om te analyseren en te verbeteren

Het laatste maar zeker niet onbelangrijkste voordeel van digitaal werken is dat u alle gegevens heel gemakkelijk kunt analyseren en kunt gebruiken om nog meer te verbeteren en verder te optimaliseren. Microsoft software voor uw installatiebedrijf heeft een Power BI module waarmee u heel gemakkelijk rapporten kan maken van alle data uit het systeem. Met papieren werkbonnen is dit een stuk moeilijker, zeker als ze überhaupt niet in een software worden ingevoerd. Alle data die voortkomt uit Power BI kunt u gebruiken om bijvoorbeeld uw klanten beter te leren kennen of om uw werkprocessen verder te optimaliseren en zo nog efficiënter te werken.